Umělá inteligence tak postupně zbavuje zaměstnance jednoho z nejméně oblíbených úkolů spojených s poradami. Místo ručního zapisování dokáže zachytit průběh jednání, rozlišit jednotlivé řečníky, vybrat hlavní závěry a připravit úkoly pro konkrétní účastníky. S rostoucí dostupností těchto služeb se však AI zapisovatelé dostávají také na schůzky, na nichž se probírají obchodní strategie, připravované ceny, personální změny, smlouvy nebo informace o zákaznících.
AI zapisovatel však není jen moderní diktafon. Záznam obvykle nezůstává jen zvukovým souborem, ale převede ho na text, propojí výroky s konkrétními lidmi a může vytvořit databázi, v níž lze později vyhledávat podle témat, jmen nebo klíčových slov. Informace, které by jinak zazněly pouze jednou v uzavřené místnosti, tak mohou zůstat dostupné měsíce nebo roky.
„Automatický zapisovatel se fakticky stává dalším účastníkem porady. Na rozdíl od lidí ale může zaznamenat každé slovo, přiřadit jej konkrétnímu řečníkovi a uložit celý rozhovor pro pozdější využití. Firmy proto musí řešit nejen to, zda jim technologie šetří čas, ale také kde přepis vzniká, kdo se k němu dostane a co se s ním bude dít po skončení schůzky,“ uvádí Michal Černý ze společnosti Audiopro.
Citlivé informace mimo kontrolu?
Riziko roste především v situaci, kdy zaměstnanci používají vlastní účty nebo volně dostupné aplikace bez vědomí firemního IT. Na jednu schůzku se mohou připojit zapisovatelé několika účastníků, přičemž každý z nich pracuje podle jiných podmínek. Firma následně nemusí vědět, kde vzniklé kopie přepisu zůstaly a zda je lze skutečně smazat.
AI zapisovatelé totiž mohou například shromažďovat personální informace, obchodní strategie, obchodní tajemství i další citlivé údaje. Otázky vyvolává také délka jejich uchování, další využívání získaných dat nebo vytváření hlasových profilů jednotlivých účastníků. Samostatnou oblast představuje souhlas a informování lidí přítomných na schůzce.
Nestačí přitom předpokládat, že každý účastník rozumí tomu, co konkrétní aplikace dělá. Rozdíl je mezi pořízením stručného zápisu a vytvořením kompletního přepisu obsahujícího každou poznámku, nesouhlas nebo neformální část rozhovoru. Ještě citlivější jsou pracovní pohovory, jednání vedení, právní konzultace, akviziční rozhovory nebo porady obsahující zdravotní a jiné zvláštní kategorie osobních údajů.
Z pomocníka se snadno stává „shadow AI“
Problém navazuje na širší fenomén označovaný jako shadow IT. Podobně jako zaměstnanci dříve bez schválení používali soukromá cloudová úložiště, dnes mohou vkládat firemní informace do veřejných chatbotů nebo připojovat vlastní AI asistenty k poradám. Schválení samotné komunikační platformy proto ještě neznamená, že má organizace pod kontrolou také všechny nástroje, které se na ní objeví.
Firmy by proto měly mít jasně stanovené, pro které typy schůzek lze automatický přepis používat a které naopak musí zůstat bez záznamu. Součástí pravidel by tak měl být také způsob informování účastníků, rozsah přístupových oprávnění a doba uchování. Pouhý zákaz většinou problém nevyřeší. Pokud zaměstnanci zapisovatele potřebují a nemají bezpečnou firemní variantu, velmi snadno sáhnou po veřejně dostupném nástroji.
Vedle organizačních pravidel je tedy důležitá také technická kontrola. Organizace by měla vědět, zda se přepis odesílá do externího cloudu, zda jej poskytovatel využívá k dalšímu zlepšování svých modelů, kdo spravuje přístupová práva a zda data zůstávají dostupná například v osobním účtu zaměstnance i po jeho odchodu.
Přepis může zůstat uvnitř organizace
Na rostoucí požadavky na bezpečné zpracování mluveného slova reagují řešení, která lze provozovat přímo v interní infrastruktuře. Zvukové záznamy ani výsledné texty pak není nutné odesílat do externího cloudu a organizace si může sama nastavit, kdo k nim získá přístup a jak dlouho budou uchovávány.
Výhodou lokálního provozu tak není pouze digitální suverenita, ale i možnost vytvořit jednotný a kontrolovatelný proces. Místo různých aplikací používaných jednotlivými zaměstnanci má firma jedno řešení, nad kterým může uplatňovat vlastní bezpečnostní pravidla.
„Automatické přepisy budou ve firmách dál přibývat, protože jejich praktický přínos je nesporný. Neměly by ale vznikat živelně v desítkách osobních účtů. U citlivých porad je důležité, aby organizace dokázala celý proces řídit. Od samotného nahrávání přes zpracování až po konečné smazání dat. Právě možnost lokálního provozu dává firmě kontrolu, kterou jí běžný cloudový zapisovatel často neposkytne,“ dodává Černý.