„Evičko, pošli mi, prosím, účetní závěrku za minulý měsíc.“ Kolik českých finančních ředitelů chce své reporty v Excelu a kolik ještě výtisky na papíře?
Jenže strategické řízení firmy je o souvislostech. ERP systém není jen účetnictví, ale nástroj pro plánování a řízení prodeje, výroby a nákupu. A analýzu souvislostí v Excelu neuděláte.
Podpora rozhodování
Proto přichází ke slovu nástroje Business Intelligence (BI). Lze je rozdělit na nástroje třetích stran a nástroje integrované v ERP systému. Pokud použijeme první variantu, musíme takový nástroj koupit a pak naimplementovat, tedy zvládnout několik důležitých kroků: vědět, kde v ERP najdu zdrojová data, definovat datové pumpy pro naplnění datového jezera v BI, zajistit optimalizaci těchto dat pro rozsáhlé analýzy a vytvořit jejich vizualizaci v čitelném jazyce pro finančního ředitele, tedy patřičné grafy, tabulky apod.
Pokud ERP systém má BI již vestavěné, bývají součástí i předpřipravené rozhodovací tabule přes všechny oblasti vytvořené podle světových standardů. Pak je stačí projít a na vlastních datech vidíte, co analyzují jiní, jak si v tom stojíte vy a jestli jsou pro vás dané informace užitečné. Pokud vám něco chybí, můžete si to sami dotvořit, avšak podstatně jednodušeji než v první variantě. Klíčem jsou moderní technologie, které umožňují použít jako datové pumpy již existující výstupy z ERP systému, datové jezero se optimalizuje automaticky a vy se zabýváte jen vizualizacemi a tvorbou dalších rozhodovacích tabulí.
AI mění způsob práce s daty
BI se vyznačuje přehledností a snadnými analýzami přes předpřipravené dimenze napříč všemi procesy. Pokud však chci něco výrazně jiného, musím být schopný doplnit chybějící údaje z ERP do datového jezera a pak si připravit novou vizualizaci. A to každý finanční ředitel nesvede a zase potřebuje pomoc.
To naštěstí neplatí, má-li ERP systém integrovanou umělou inteligenci. AI můžeme rozdělit do dvou skupin: AI asistenty a AI výkonové agenty. AI asistent komunikuje s uživatelem přirozenou řečí, vyzná se v manuálech ERP systému, umí sáhnout do databáze, najít potřebné informace, zpracovat je a prezentovat.
Výkonové AI agenty se pak specializují na konkrétní procesy a aktivně je pomáhají řešit. Setkáváme se s nimi na straně nabídkového řízení, kde přijímají poptávky od zákazníků, komunikují s nimi pro doplnění chybějících informací a předpřipravují nabídky. Dalším výkonovým AI agentem je zpracování nabídek od dodavatelů, jejich zpřesňování a vyhodnocení. Výhodou výkonových AI agentů je schopnost automaticky komunikovat s partnery pomocí e-mailů za účelem dosažení definovaných cílů a schopnost číst a zapisovat do databáze ERP vše, co je potřeba.
Uživatel tak získává více času na strategické úkoly a může se soustředit na řešení složitějších situací.
Bezpečnost dat jako základ důvěry
S rostoucí digitalizací stoupá i význam kybernetické bezpečnosti. Finanční data patří mezi nejcitlivější informace v organizaci a jejich ochrana je klíčová nejen z pohledu regulatorních požadavků, ale také z hlediska reputace společnosti. Obchodní a výrobní data jsou pak nezbytně nutná k vlastnímu fungování firmy. V posledním roce jsem se osobně setkal se třemi útoky na české výrobní organizace. Jedna je z oblasti zbrojního průmyslu, ale další vyrábí hračky pro děti a jiná pak díly pro auta. Nebezpečí útoku se tedy týká úplně všech.
A důsledky? Šlo o měsíce připravované, pečlivě organizované útoky, kdy útočník monitoroval systémy a data a pak udeřil vší silou. Firmy, které dokázaly rychle zareagovat, byly mimo provoz několik dnů. Ostatní několik týdnů a pak v nouzovém provozu několik měsíců.
Cloud jako nový standard
Zabezpečení ERP systému je stále náročnější a dražší. Je však možné jej z velké části svěřit do rukou vhodného poskytovatele cloudových služeb a také se to v praxi stává jedním z nejvýznamnějších trendů.
Můžete namítat, že svěřit svá data někomu cizímu je větší hazard než doufání, že si vás hackeři nevšimnou. Ale cloudových poskytovatelů je celá řada a vy si můžete vybrat. Chcete jej mít v ČR nebo alespoň v Evropě pod zákony EU? Chcete někoho levnějšího lokálního, nebo velkou, finančně silnou firmu, která má dobré renomé a je schopna poskytnout vysoké záruky?
V neposlední řadě může být pro finančního ředitele lákavé, že ERP v cloudu nemusí kupovat. Počáteční vysokou investici nahrazují průběžné provozní náklady. Navíc nebudete potřebovat nedostatkové IT specialisty, protože se budete starat pouze o techniku, kterou máte lokálně ve firmě, tedy o tiskárny, počítače, tablety, terminály a mobily.
ERP již dávno není pouze informační systém. Stává se digitální platformou, která propojuje data, procesy i lidi napříč organizací. Spojení cloudu, AI a vysoké úrovně zabezpečení vytváří prostředí, ve kterém může finanční ředitel plnit stále strategičtější roli.
Otázkou proto dnes není, zda ERP modernizovat, ale jak rychle dokáže organizace využít jeho potenciál pro transformaci finančního řízení a získání konkurenční výhody v digitální ekonomice.