Evropská digitální peněženka může na první pohled působit jako další digitální občanka v mobilu, čili tuzemské eDoklady. Proč právě ona měla zajímat vedení velkých firem?
Nejde jen o další aplikaci nebo elektronickou podobu občanského průkazu. Pro firmy je zásadní možnost získat od zaměstnance, zákazníka nebo dodavatele ověřený údaj a rovnou nad ním spustit konkrétní proces. Evropská digitální peněženka tak může ovlivnit onboarding, identifikaci zákazníků, práci s oprávněními, zastupování firem i elektronické podepisování. To eDoklady neumí, v jejich případě se v podstatě jen identifikujete a místo plastové kartičky ukážete QR kód.
Říkáte, že firmy mohou dostat od člověka ověřený údaj a rovnou nad ním spustit svůj proces. Jak velkou změnu to může v praxi znamenat?
Dnes firma často stejný údaj získává tak, že zaměstnanec nebo zákazník ho ručně přepíše do formuláře nebo tabulky, někdo ho následně kontroluje a potom se přenáší do dalších systémů. Evropská digitální peněženka může tento řetězec výrazně zkrátit: ověřená data se převezmou a mohou pokračovat přímo do HR, CRM, DMS, portálu nebo jiné firemní aplikace. To je princip, na kterém stojí také EUDIW konektor Software602.
Na čem dnes firmy nejvíc ztrácí čas a peníze jen proto, že musí údaje od zaměstnanců, zákazníků nebo dodavatelů získávat, přepisovat a znovu ověřovat?
Jde třeba o nástup zaměstnance, přepis osobních údajů, kontrolu potvrzení o dosaženém vzdělání a řidičských průkazů, profesní kvalifikace, plné moci, formuláře nebo identifikace nového zákazníka. Největší potenciál bude tam, kde se stejná činnost opakuje ve velkém objemu. Evropská peněženka digitální identity totiž není jen další eDoklad. Může právě obsahovat další atributy spojené s identitou osoby například výše zmíněné profesní kvalifikace či plnou moc.
Zkusme konkrétní situaci: nastupuje nový zaměstnanec. Jak může vypadat onboarding ve firmě, která je na evropskou digitální peněženku připravená?
Zaměstnanec nebude muset znovu vypisovat údaje, které už má ověřené. Data z peněženky mohou předvyplnit nástupní formuláře a pokračovat přímo do personální agendy. Stejným způsobem lze pracovat například s doklady o vzdělání nebo dalšími oprávněními. A firma tím získává jednoznačné a pravdivé informace, v digitální podobě, garantované státem či jiným poskytovatelem.
Může to fungovat i opačně? Může firma zaměstnanci vydat školení, certifikaci nebo profesní oprávnění rovnou do jeho evropské digitální peněženky?
Právě opačný směr je důležitý benefit pro zaměstnance i HR. Člověk má svá oprávnění a potvrzení digitálně po ruce, zatímco firma získává přehled o tom, komu co vydala, jak dlouho je dané oprávnění platné a kdy bude potřeba ho obnovit.
Ve výrobě, dopravě, zdravotnictví nebo IT potřebují firmy průběžně hlídat kvalifikace a oprávnění lidí. Jak může evropská digitální peněženka pomoci s jejich správou, pokud vůbec?
Místo kopie certifikátu nebo údaje ručně zaneseného do tabulky může zaměstnanec digitálně prokázat konkrétní odbornou způsobilost nebo oprávnění. Firma může informaci automaticky zpracovat a pracovat také s její platností. Ve velkých organizacích se tím otevírá možnost výrazně automatizovat správu kvalifikací a oprávnění a také prokázání těchto atributů zaměstnance.
Velké společnosti mají mnoho lidí, kteří můžou v různých situacích jednat jejich jménem. Co může evropská digitální peněženka změnit u plných mocí a prokazování oprávnění zastupovat firmu?
Místo hledání papírové nebo elektronické plné moci bude možné digitálně prokázat, že konkrétní člověk smí za organizaci provést určitý úkon. Z pohledu firem je zajímavé zejména napojení tohoto ověření přímo na smlouvu nebo proces, ve kterém člověk za společnost jedná.
Jedním z hlavních témat Software602 je zapojení kvalifikovaného elektronického podpisu přímo do firemních procesů. Kde dnes firmy stále zbytečně oddělují podpis od samotného procesu, ve kterém dokument vzniká a schvaluje se?
Elektronický podpis by neměl být samostatná operace v jiné aplikaci. Ideální proces je plynulý: dokument vznikne, projde schválením, dostane se správnému člověku k podpisu a následně pokračuje například do archivu nebo dalšího systému. Právě integrace kvalifikovaného elektronického podpisu přímo do firemních workflow je jedním z hlavních pilířů nabídky Software602.
Pro kvalifikovaný elektronický podpis je potřeba kvalifikovaný certifikát. Jak velkou změnu pro firmy přináší možnost vydávat a následně spravovat podpisové certifikáty vzdáleně?
U velké organizace není problém jen samotné podepsání dokumentu. Je potřeba certifikát vydat, bezpečně uložit, spravovat oprávnění a případně ho zneplatnit. Pokud lze celý tento proces řešit vzdáleně, třeba přes mobil nebo tablet, kvalifikované podepisování se mnohem snáz dostane ke stovkám nebo tisícům uživatelů.
Když spojíme vzdálené ověření identity, vzdáleně vydaný certifikát a kvalifikovaný elektronický podpis, dostáváme se k situaci, kdy může zaměstnanec celý proces absolvovat digitálně a podepisovat odkudkoliv. Je právě tohle cesta, jak dostat kvalifikovaný podpis ve velkém do běžného fungování firem?
Hlavní změnou je odstranění fyzických bariér. Uživatel nemusí kvůli podpisu chodit na konkrétní místo ani pracovat s USB tokenem. Kvalifikovaný podpis se tak může stát běžnou součástí digitálního firemního procesu, nikoli speciálním úkonem pro několik vybraných lidí.
Samotná evropská digitální peněženka ale ještě firemní proces nevyřeší. Co se musí stát s údajem poté, co jej člověk firmě předá?
Údaj musí pokračovat tam, kde ho firma skutečně potřebuje. Právě k tomu slouží EUDIW konektor, který evropskou digitální peněženku propojuje s existujícím prostředím firmy – například s HR, CRM, DMS, zákaznickým portálem nebo archivem.
Váš EUDIW konektor spojuje zkušenosti Software602 a Bank iD. Co je podle vás na spojení těchto dvou světů nejsilnější?
Síla je v kombinaci dvou klíčových oblastí: digitální identity na jedné straně a důvěryhodných služeb, elektronického podpisu a integrace do firemních procesů na straně druhé. Pro zákazníka je důležité, že nemusí jednotlivé technologie řešit odděleně, ale může je dostat do svého procesu jako funkční celek.
Je právě schopnost nabídnout firmě jednu integrační vrstvu pro digitální identitu, ověřené údaje a navazující procesy tím, co rozhodne o praktickém využití evropské digitální peněženky?
Technologie má pro firmu hodnotu až ve chvíli, kdy se propíše do jejího skutečného procesu. Cílem proto není vytvořit další izolovanou aplikaci. Ověřená data mají pokračovat do systémů, které firma už používá, a následně nad nimi může proběhnout například schválení, podpis, evidence nebo archivace.
Jak vlastně implementace EUDIW konektoru do velké firmy probíhá? Je to rozsáhlý IT projekt, nebo se dá začít jedním konkrétním procesem?
Není potřeba digitalizovat všechno najednou. Začít lze jedním konkrétním use casem s jasným přínosem – například onboardingem zaměstnanců, ověřováním zákazníků, správou profesních oprávnění nebo podepisováním.
Nejdříve se určí, jaké ověřené údaje firma potřebuje, v jakém procesu je využije a do kterého systému mají pokračovat. EUDIW konektor následně vytvoří integrační vrstvu mezi evropskou digitální peněženkou a stávajícím HR, CRM, DMS, portálem nebo další aplikací. Firma tak nemusí kvůli evropské digitální peněžence stavět úplně nový systém a může další scénáře přidávat postupně.
Více než každý desátý obyvatel Česka je dnes cizinec a ve velkých firmách může být jejich podíl ještě výrazně vyšší. Jak evropská digitální peněženka změní ověřování identity a údajů lidí, kteří nemají české doklady nebo českou digitální identitu?
V tom je právě velká výhoda evropské digitální peněženky, protože doklady do ní lze nahrát pro kohokoli s občanstvím a trvalým pobytem v jakémkoli členském státě EU. Pro zaměstnavatele je tedy zajímavá možnost pracovat s důvěryhodnými digitálními údaji i přes hranice členských států EU. To může postupně omezit situace, kdy HR musí řešit různé zahraniční doklady a způsoby jejich ověřování.
Zároveň je potřeba rozlišovat, které konkrétní údaje a doklady budou prostřednictvím jednotlivých národních peněženek dostupné. Pro nadnárodní společnosti, výrobu, logistiku nebo firmy s vysokým podílem zahraničních zaměstnanců ale může být přeshraniční interoperabilita velmi významným benefitem.
Ve kterých firemních procesech podle vás uvidí management přínos evropské digitální peněženky nejrychleji? A podle čeho poznat, že je právě konkrétní proces vhodným kandidátem?
Půjde o procesy, které mají vysoký objem, opakují se a obsahují hodně ruční práce: ověřování identity, kontrolu dokladů, přepisování údajů, práci s kopiemi nebo ruční kontrolu oprávnění. Čím větší objem těchto operací firma má, tím zajímavější může být jejich automatizace.
Dá se už dnes sestavit business case? Co by si mělo vedení firmy dát do kalkulace, aby zjistilo, jestli se mu integrace evropské digitální peněženky vyplatí?
Vzít konkrétní proces a spočítat jeho četnost, čas potřebný na získání, přepsání a ověření údajů, cenu práce, chybovost a náklady současného řešení. K tomu přidat přínosy, které nejsou jen finanční – rychlejší onboarding, lepší zákaznickou zkušenost, rychlejší uzavření smlouvy nebo nižší riziko práce s neaktuálními či nesprávnými údaji.
Kdybyste dnes seděl s vedením firmy s několika tisíci zaměstnanci, co byste mu doporučil udělat, aby bylo na evropskou digitální peněženku připravené a dokázalo její nástup využít jako konkurenční výhodu?
Tři konkrétní kroky: vytipovat procesy s největším množstvím ručního ověřování, zjistit, kam mají ověřená data ve firmě proudit, a připravit integrační vrstvu, která umožní evropskou digitální peněženku zapojit do současných systémů.
Současně se podívat na procesy, kde lze vedle digitální identity využít kvalifikovaný elektronický podpis a uzavřít tak celý řetězec digitálně – od ověření člověka a převzetí důvěryhodných údajů přes schválení až po kvalifikovaný podpis a následné zpracování dokumentu.
Martin Vondrouš, ředitel eIDAS technologií, Software602
Martin Vondrouš patří mezi přední české odborníky na eIDAS, elektronické podepisování a služby vytvářející důvěru. Dlouhodobě sleduje legislativní i technologický vývoj v České republice a Evropské unii, přednáší a pravidelně se účastní odborných diskusí o elektronické identitě, digitální důvěře a budoucnosti elektronického podepisování.
V Software602 vede oblast eIDAS technologií a věnuje se praktickému zavádění kvalifikovaných elektronických podpisů, elektronických pečetí, časových razítek, validace, vzdáleného podepisování a dlouhodobého uchovávání elektronických dokumentů. Má za sebou desítky úspěšných digitalizačních projektů ve firmách i veřejné správě.