Digitalizace a umělá inteligence jsou dnes v podnikovém IT horká témata. Jak se na ně dívá MiCoS Software?
Digitalizace firemních procesů a využití umělé inteligence jsou pro moderní firmy nejen konkurenční výhodou, ale v mnoha případech nutností. Proto se s její pomocí dlouhodobě zaměřujeme na optimalizaci IT správy, efektivitu zaměstnanců a výrazné snižování nákladů. Naše nové AI-driven řešení spojuje správu IT majetku, monitoring aktivit zaměstnanců a inteligentní helpdesk do jednoho ekosystému, který pomáhá firmám být efektivnější a šetřit náklady.
Jaké konkrétní problémy podniky nejčastěji řeší v oblasti IT správy?
Jedním z největších problémů, se kterými se setkáváme, je neefektivní správa IT majetku a licencí. Mnoho firem nemá přesný přehled o tom, jaký software a hardware využívají, což vede ke zbytečným výdajům. Další oblastí je bezpečnost. Nesledují potenciálně podezřelé aktivity na počítačích, kdy není použita prediktivní analýza rizik, a ani citlivá data nejsou dostatečně chráněna. V neposlední řadě je to efektivita IT podpory, kde mnoho firem bojuje s dlouhými reakčními dobami a zbytečnou administrativou.
S jakými specifickými výzvami se dnes potýkají finanční ředitelé a IT manažeři v případě digitalizace a automatizace?
CFO a IT manažeři čelí několika klíčovým problémům. Jedním z největších je efektivní správa softwarových licencí. S rostoucím počtem aplikací je složité udržet přehled o licencích, jejich platnosti a souladu s licenčními podmínkami. Nedostatečná kontrola v této oblasti může vést k nadbytečným výdajům, nebo dokonce k právním problémům při auditech. Další výzvou je monitorování a správa IT infrastruktury. Firmy potřebují zajistit nejen optimální výkon svých IT systémů, ale i jejich bezpečnost. To vyžaduje nepřetržité sledování a rychlou reakci na případné výpadky či bezpečnostní incidenty. A neméně důležité je efektivní řízení a evidence uživatelských požadavků. IT oddělení často čelí velkému množství požadavků od zaměstnanců, a pokud nejsou dobře organizovaná, může docházet k prodlevám a ztrátám produktivity.
Lukáš Hrňa, MiCoS Software
Lukáš Hrňa je absolventem Ostravské univerzity v oboru obecná andragogika. V oblasti obchodu a prodeje má dlouholeté zkušenosti. Svoji profesní kariéru začal v roce 2009 jako operátor na call centru a v prosinci téhož roku nastoupil do společnosti MiCoS Software. V letech 2011–2014 se podílel na obchodních činnostech firem Lyreco, Activa, Scada Servis. V roce 2014 se do MiCoS Software vrátil na pozici key account managera. Lukášovi se líbí klasický kulečník, rád degustuje kvalitní rumy a dobrou kávu.
Jak firmám pomáháte tyto problémy řešit?
Nabízíme tři klíčové aplikace: Správce IT, HelpDesk a Aktivity. Každá z nich se zaměřuje na jinou oblast firemní IT správy, ale společně vytvářejí komplexní řešení.
Aplikace Správce IT je komplexní nástroj určený k efektivní správě a evidenci hardwaru a softwaru ve firmách. Vyvíjíme ho od roku 1992. Kromě klasického inventáře IT majetku sleduje životní cyklus zařízení, čímž pomáhá předcházet nečekaným výdajům na opravy a výměny. Navíc využívá AI, která analyzuje reálné využití softwaru, což vede ke snížení nákladů na licence až o desítky procent. CFO tak získávají detailní přehled o nákladech na IT a mohou dělat informovaná rozhodnutí.
Druhou je HelpDesk. Tato aplikace je navržena tak, aby zefektivnila firemní komunikaci, správu úkolů a řešení požadavků. Je určena pro všechny zaměstnance firmy, od běžných uživatelů až po vedoucí pracovníky, kterým poskytuje přehled o řešení vzniklých problémů a požadavků. I ona využívá AI, tentokrát pro rychlejší řešení incidentů. Například díky tomu umí automaticky kategorizovat tikety, odpovídat na opakující se dotazy a pomáhat uživatelům prostřednictvím znalostní báze. Tak snižuje zátěž IT oddělení a zároveň zrychluje řešení problémů. Z pohledu finančního ředitele přináší nasazení HelpDesku transparentnost do firemních procesů, lepší kontrolu nad náklady a optimalizaci pracovních postupů, což se pozitivně odráží na celkovém hospodaření společnosti.
Do třetice Aktivity je webový nástroj určený k monitorování činností zaměstnanců na firemních PC. Sleduje, jaké aplikace používají, jaké webové stránky navštěvují nebo jaké tiskové úlohy provádějí. Tyto informace pomáhají nejen optimalizovat firemní procesy, ale rovněž chránit citlivá data před neoprávněným přístupem. HR manažeři mohou na základě těchto dat optimalizovat pracovní prostředí a identifikovat oblasti pro zvýšení produktivity.
Jaké jsou reálné přínosy pro firmy, které vaše řešení implementovaly?
Mnoho organizací ročně investuje miliony korun do různých typů softwarových licencí – od trvalých nákupů přes předplatná a pronájmy až po servisní poplatky. Například jedna ze společností, se kterou jsme spolupracovali, vynakládala na licence 2 995 000 korun bez DPH ročně. Přestože měla účetní software, jenž jí poskytoval základní informace o nákupech, chyběl jí detailní přehled o tom, jak jsou licence skutečně využívány a komu jsou přiřazeny. To vedlo ke zmatkům, kdy některé licence nakupovala oddělení, jejichž vedoucí již ve firmě nepracovali, nebo se objevovaly duplicity v nákupech, přestože některé licence nebyly vůbec využívány. Firmy tak zbytečně vyhazovaly peníze za software, který ve skutečnosti nepotřebovaly.
Můžete být konkrétní? Respektive odhalit, jakým způsobem vaše řešení pomáhají těmto problémům předcházet?
Po implementaci našich nástrojů došlo k zásadním změnám. Zaměřili jsme se na tři klíčové oblasti: přehled o umístění licencí – naše aplikace umožnila IT oddělení přesně identifikovat, na kterých zařízeních jsou licence nainstalovány, a odhalit ta, kde využívány nejsou. Díky tomu bylo možné eliminovat neefektivní nákupy a využít již existující licence namísto pořizování nových.
Monitorování využití softwaru a tiskových operací – náš systém sledoval v reálném čase, kolik uživatelů a jak dlouho software skutečně využívá. Stejně tak bylo možné detailně analyzovat tiskové operace, zjistit, které tiskárny mají nejvyšší provozní náklady, a mapovat frekvenci tisků napříč firmou.
Konkrétní úspory – na základě těchto dat a následné optimalizace firma snížila nehospodárnost v oblasti softwarových licencí o více než 30 %, což znamenalo úsporu přibližně 898 500 korun ročně. Navíc díky analýze tiskových nákladů mohla společnost optimalizovat své tiskové prostředí – omezila zbytečné tisky, přešla na ekonomičtější tisková zařízení a dosáhla dalších významných úspor.
Můžete uvést další příklady z praxe?
Velmi rád. Jedna z výrobních společností díky nám snížila náklady na software o 32 %. A to jen optimalizací licencí. Dalším příkladem je jedna finanční instituce, která zvýšila efektivitu IT podpory o 45 % právě díky AI-driven HelpDesku. Ve státní správě se nám potom podařilo zkrátit dobu řešení IT incidentů o 60 % díky prediktivní analýze. Tyto úspory a zlepšení efektivity jsou klíčové pro moderní organizace, které hledají cesty, jak maximálně využít svůj IT rozpočet. Konkrétně tak, že mohou efektivněji řídit své IT náklady, předejít zbytečným výdajům a zároveň zvýšit produktivitu svého IT oddělení.
Digitalizace a automatizace významně mění práci IT specialistů. Jaké dopady to má na jejich roli ve firmách a které dovednosti budou v budoucnu klíčové?
Role IT specialistů se rychle mění. Dříve se věnovali hlavně rutinním úkolům, jako jsou správa uživatelských požadavků, monitoring systémů nebo administrace softwarových licencí. Jak jsme právě doložili, tyto činnosti přebírají automatizované nástroje a umělá inteligence, což je dobře. IT týmy se totiž následně mohou soustředit na strategičtější úkoly, jako je proaktivní řízení kybernetické bezpečnosti, optimalizace IT infrastruktury a integrace nových digitálních nástrojů do firemních procesů. Firmy tak mohou efektivněji využívat lidské zdroje, ale zároveň je klíčové investovat do jejich rozvoje a vzdělávání.
V budoucnu budou nejžádanější IT dovednosti zahrnovat nejen hlubší technické znalosti v oblasti kybernetické bezpečnosti, správy cloudových řešení a datové analytiky, ale i schopnost kritického myšlení, rychlé reakce na incidenty a komunikace napříč odděleními. IT specialisté budou muset lépe rozumět obchodním aspektům technologií a dokázat je sladit s firemními cíli. CFO a IT manažeři tak budou hrát zásadní roli v podpoře vzdělávání zaměstnanců a vytváření prostředí, které podporuje spolupráci mezi IT a ostatními odděleními. Jen tak mohou firmy plně využít potenciál digitální transformace a zajistit si dlouhodobou konkurenceschopnost.
V dnešním dynamickém prostředí je důležitá flexibilita a škálovatelnost IT řešení. Jakým způsobem vaše produkty reagují na tyto požadavky a umožňují CFO efektivně reagovat na změny v potřebách společnosti?
Naše řešení je navrženo s ohledem na flexibilitu a škálovatelnost. Díky tomu CFO může pohotově reagovat na aktuální potřeby firmy. Produkty jednoduše upravujeme podle velikosti firmy, ať už jde o malou firmu nebo velkou korporaci. Vždy je dokážeme přizpůsobit podle daných požadavků a rovněž podle počtu uživatelů, navýšení nebo snížení počtu uživatelů není problém. Rovněž pracujeme se specifickými požadavky, protože víme, že každé oddělení má jiné potřeby. A co je nejdůležitější! Úpravy jsou rychlé a efektivní. Není potřeba dělat nákladné a časově náročné zásahy. Flexibilita a škálovatelnost jsou klíčové pro úspěch v dnešním podnikatelském prostředí.
Jakým způsobem zajišťujete, že implementace a používání vašeho řešení je pro CFO a jeho tým co nejjednodušší a nejefektivnější?
Vše je navrženo tak, aby pro CFO a jeho tým bylo maximálně jednoduché a efektivní. Jsme česká firma s českou technickou podporou, která klade důraz na to, aby zákazníci měli dostatek času a prostoru si aplikaci vyzkoušet před finálním rozhodnutím. Celému procesu nasazení téměř vždy předchází bezplatné testování formou zapůjčení licence, kterou pomůžeme nainstalovat a plně zprovoznit. Během měsíčního až dvouměsíčního testovacího období se zákazníkem aktivně spolupracujeme na optimálním nastavení, školení administrátorů a konzultaci nad reálným využitím. Výsledkem je, že při finálním nasazení aplikace už běží, jsou přizpůsobené potřebám zákazníka a stačí pouze vložit trvalý licenční klíč, což šetří čas, minimalizuje rizika a zajišťuje hladký přechod do ostrého provozu.
Jaká jsou hlavní úskalí při implementaci AI do firemních procesů?
Nejdůležitější je správná integrace do existujících systémů. AI nesmí být izolovaný prvek, ale musí být součástí širší IT strategie. Klíčové je také vzdělávání zaměstnanců a změna firemní kultury směrem k datově řízenému rozhodování. Zákazníci oceňují, když jim pomáháme nejen s implementací AI, ale rovněž s přechodem na nový způsob práce.
A co etické otázky spojené s monitoringem zaměstnanců?
Transparentnost je zásadní. Firmy musejí zaměstnancům jasně komunikovat, proč monitorování probíhá a jaká data jsou sbírána. My se zaměřujeme na anonymizovanou analýzu trendů a optimalizaci procesů, nikoliv na sledování jednotlivců. Správné nastavení těchto nástrojů přispívá k vyšší produktivitě i bezpečnosti.
Co můžeme očekávat do budoucna?
Digitalizace a automatizace se vyvíjejí neuvěřitelnou rychlostí, a proto se neustále zaměřujeme na inovace, které firmám pomohou držet krok s těmito změnami. Jedním z hlavních směrů je další rozšiřování našich AI-driven řešení. Velký důraz klademe i na rozvoj kybernetické bezpečnosti. Plánujeme integrovat pokročilé nástroje pro detekci anomálií v síťovém provozu, což pomůže organizacím lépe chránit jejich data před kybernetickými hrozbami. Zároveň pracujeme na vylepšených analytických nástrojích, které umožní IT manažerům lépe porozumět využití firemních zdrojů a optimalizovat jejich alokaci. Další klíčovou inovací je proaktivní IT správa, kde umělá inteligence nejen hlásí problémy, ale rovnou navrhuje či dělá nápravná opatření. To umožní firmám snížit závislost na reaktivním řešení incidentů a místo toho se soustředit na strategický rozvoj.
Rovněž plánujeme rozšíření AI schopnosti našeho HelpDesku včetně automatizovaného generování odpovědí a integrace s chatboty. Dále se zaměřujeme na prediktivní analýzu kybernetických hrozeb, která pomůže firmám lépe se chránit před útoky. Věříme, že tyto inovace přinesou firmám ještě větší efektivitu a bezpečnost. Firmy, které AI nevyužijí, budou postupně zaostávat. Naše mise v MiCoS Software je pomáhat firmám tuto transformaci zvládnout a zůstat konkurenceschopné.
