Digitalizace firemních procesů s M-Files

22. 1. 2025

Sdílet

Autor: Depositphotos
Systém M-Files nabízí široké spektrum funkcí pro efektivní správu a zpracování digitálních dokumentů ve firmách, od faktur, smluv, projektových dokumentů až po personální agendu. Díky automatizovaným procesům systém výrazně zrychluje a zpřehledňuje administrativní úkony, čímž snižuje chybovost a zvyšuje produktivitu.

V tomto článku se můžete dočíst, jak konkrétně může být přínosný v jednotlivých oblastech a firemních agendách.

Vytěžování a schvalování faktur

Tento DMS umožňuje vytěžování informací jak z papírových, tak z elektronických dokumentů. Součástí procesu je vytěžování hlavičkových údajů a jednotlivých řádků faktur, což usnadňuje jejich následné zpracování. Dále je k dispozici řízený schvalovací proces, který přispívá k organizaci a kontrole nad celým postupem. Historie zpracování a schvalování každé faktury je detailně zaznamenávána, což zajišťuje transparentnost a snadnou dohledatelnost kroků provedených v rámci schvalování.

Přínosy:

• Zrychlení a automatizace procesu založení faktury

• Snížení chybovosti

• Integrace s ERP systémem

Příprava a schvalování smluv

M-Files zajišťují efektivní řízení celého životního cyklu smluvních dokumentů, od vytvoření šablony přes proces schvalování a podpisu až po jejich konečnou archivaci. Systém umožňuje automatizaci připomínkování i jednotlivých schvalovacích kroků, což zaručuje hladký průběh celého procesu. Důležitou součástí je také využití rolí, pracovních pozic, středisek a dalších organizačních struktur, které umožňují lepší správu a přehlednost při práci se smlouvami. Systém je integrován s rejstříkem ARES, čímž usnadňuje správu firemních dat. Navíc poskytuje funkce pro správu kontaktních osob a jejich oprávnění, a zajišťuje tak kontrolu a bezpečnost přístupu k citlivým informacím.

Přínosy:

• Zprůhlednění procesu schvalování a podepisování

• Kompletní digitální auditní stopa

• Elektronické podepisování (DocuSign, AdobeSign, Signi)

• Dlouhodobé uložení, archivace – Důvěryhodný archiv

Řízená dokumentace

V rámci řízené dokumentace systém poskytuje kompletní správu dokumentů, typicky podléhajících auditu včetně interních směrnic a norem, jako jsou ISO, EMS, QMS, GDPR, NIS2 a další. Tento systém umožňuje automatizaci připomínkování a schvalovacích kroků, což výrazně zjednodušuje proces řízení dokumentace. Pro lepší organizaci je využíváno přiřazování rolí, pracovních pozic a středisek.

Důležitou funkcí jsou také notifikace na expirující dokumenty, které zajistí včasné prodloužení nebo aktualizaci potřebných záznamů. Zaměstnanci jsou prostřednictvím tohoto systému průběžně seznamováni s relevantními dokumenty, což zvyšuje jejich informovanost a kompetence. Tento proces kombinuje elektronické záznamy, školení a správu papírových archivů, čímž je zajištěn flexibilní a efektivní přístup k dokumentaci.

Přínosy:

• Zprůhlednění procesu schvalování a podepisování

• Kompletní digitální auditní stopa

• Automatické elektronické pečetění dokumentů

Projektové dokumenty

Systém poskytuje kompletní správu dokumentů spojených s projekty a zakázkami, přičemž veškeré informace jsou soustředěny na jednom místě. Tento centralizovaný přístup zefektivňuje řízenou přípravu dokumentů a zajišťuje kontrolu nad celým procesem jejich zpracování. Důležitou funkcí je také možnost sdílení informací se spolupracujícími stranami, což usnadňuje komunikaci a spolupráci mezi všemi zúčastněnými partnery projektu.

Přínosy:

• Integrace informací s navazujícími systémy

• Automatické elektronické pečetění dokumentů

• Dynamická přístupová práva pro členy projektového týmu

Personální dokumenty

S M-Files můžete také efektivně spravovat personální dokumenty včetně přípravy pracovních smluv a správy certifikátů či zdravotních prohlídek. Dokumenty jsou připravovány z předem vytvořených šablon, které usnadňují a urychlují administrativní procesy. Vzhledem k citlivosti osobních údajů systém splňuje vysoké požadavky na jejich ochranu, a to jak z hlediska právních předpisů, tak i z pohledu GDPR. Součástí řešení je také dlouhodobé uchování personálních dokumentů i jejich následná skartace, například v případě životopisů (CV).

Přínosy:

• Rychlé vyhledávání informací

Cyber25

• Bezpečné uložení dat

• Automatizace práce s dokumenty