Intuice nestačí ani při finančním řízení malých firem. Bez cash flow jsou slepé

O zkušenosti z prostředí malých firem v Česku se podělil Petr Macek, zakladatel Caflou – aplikace, která společnostem s 1–50 zaměstnanci pomáhá s plánováním práce, času a řízením týmů, projektů, financí i vztahů se zákazníky.

Finanční řízení má význam bez ohledu na velikost firmy

Když přijde na finance, menší firmy mnohdy spoléhají spíš na pocity než na čísla. Podle průzkumu AMSP a České spořitelny má přehled o finančních ukazatelích a hospodaření pouze 19 % společností s obratem do 11 milionů korun. Ani ty větší na tom nejsou o moc lépe – při obratu do 100 milionů korun má přehled jen 23 %.

„Řada podnikatelů funguje v módu ‚když je na účtu dost peněz, jsme v pohodě'. Takový přístup ale přináší jen krátkodobý klid,“ komentuje Petr Macek. „I malá firma potřebuje data, která majiteli ukážou, kam směřovat. Ne nutně složité analýzy, ale rozhodně by měl vidět dál než na bankovní zůstatek.“

V malých firmách mají finance obrovský dopad. Když korporát plýtvá 10 % příjmů, je to problém. Když to samé dělá menší hráč s omezenými zdroji, může to být otázka přežití.

„Firmy mívají finanční rezervy, o kterých ani neví. Skrývají se ve špatně nastavených cenách, v neefektivních procesech nebo příliš vysokých nákladech,“ popisuje dále Macek. „Není výjimkou, že když drobný podnikatel začne řídit finance, najde úspory nebo nové příležitosti klidně ve výši desítek procent. Když je chytře zainvestuje jinde, má vyhráno.“

Největší finanční slabiny malých firem

Pro malou společnost je životně důležité cash flow, tedy tok peněz. Účetní zisk nepomůže, když nemá na výplaty nebo na zaplacení faktur od dodavatelů.

„Když se zeptáte majitele menší firmy na cash flow na příští tři měsíce, často se začne ošívat,“ zmiňuje Macek. „Hotovost je pro firmy jako kyslík – bez ní zkrátka nepřežijí. Ty, které cash flow řídí, mohou lépe vyjednávat, řídit zásoby, plánovat investice a nepřicházejí o příležitosti kvůli nedostatku peněz.“

Malým firmám pro řízení cash flow stačí jednoduchý přehled očekávaných příjmů a výdajů na příštích 3–6 měsíců, kam zahrnou plánované termíny plateb, opakující se náklady i nepravidelné výdaje jako daně nebo investice.

Základem úspěchu je i povědomí o maržích a ziskovosti projektů, klientů či služeb. Přesto mnoho malých podniků sice sleduje tržby a zisk, ale méně pozornosti věnují nákladům, které mají tendenci nenápadně růst.

„Bez rozpočtů a jejich porovnávání se skutečností nemá firma kontrolu nad finančním zdravím,“ říká Macek. „Zejména u těch rychle rostoucích bývá běžné, že se náklady zvyšují rychleji než příjmy, což dříve či později vede k problémům.“

Kromě rozpočtů malé firmy těží ze sledování času a nákladů na úrovni úkolů, projektů či klientů. Může se například ukázat, že největší zákazník není zdaleka nejziskovější, protože vyžaduje hodně pozornosti a času. Když se o tom podnikatel dozví, může upravit ceník nebo přehodnotit spolupráci tak, aby na zakázce netratil. A příště už si dá pozor.

Zároveň získá přehled o vytíženosti a produktivitě týmu, což pomůže lépe plánovat kapacity a odhalit talenty i slabá místa. Dokáže tak lépe nastavit odměňování nebo cíleně investovat do rozvoje klíčových lidí, případně ladit složení týmů. To vše se přímo promítá do finanční výkonnosti a konkurenceschopnosti.

„Klientům Caflou doporučuju si do kalendáře naplánovat pevný termín, kdy zhodnotí finanční situaci. Třeba hodinu každý pátek odpoledne. Když to neudělají, pohltí je operativa a k financím se nedostanou,“ sdílí Petr Macek.

Černou dírou na peníze v malých společnostech bývá i administrativa spojená s fakturací, účetnictvím a reportingem (pokud tedy probíhá). Zabírá neúměrně moc času a odvádí pozornost od strategické práce.

„Ruční fakturace, párování plateb nebo příprava reportů podnikatelům bere drahocenný čas. Navíc při manuálním zpracování vzniká nejvíc chyb,“ upozorňuje Macek. Přitom automatizace těchto procesů už dávno není výsadou jen velkých firem.

Co malým firmám pomáhá s řízením financí

I bez složitých systémů nebo hluboké finanční expertízy mohou menší firmy získat nad svými financemi kontrolu.

Potřebují jen pár základních návyků, vhodný nástroj a ochotu dívat se na čísla jako na pomocníka pro rozhodování, nejen jako na účetní povinnost.

Zaměření na klíčové ukazatele

Pro začátek je důležité neutopit se v záplavě dat. Malé firmě stačí, když si vybere pět až sedm ukazatelů, které nejvíce ovlivňují její podnikání, nastaví si cíl pro každý z nich, pravidelně sleduje jejich vývoj a reaguje.

„Bylo by to hezké, ale bohužel neexistuje univerzální sada finančních metrik vhodná pro všechny. Obchodní firmu bude zajímat marže a rychlost obratu zásob, poskytovatele služeb zase průměrná hodinová sazba a vytížení týmu. Jiný přístup bude volit agentura a jiný dílna se zaměstnanci na směny,“ uvádí Petr Macek.

Malé podniky však mají oproti těm velkým významnou výhodu: umí na finanční data a jejich výkyvy reagovat mnohem pružněji. Navíc dnes existují nástroje a postupy, díky kterým mohou finance řídit efektivně i bez vysokých rozpočtů.

Chytré aplikace a jejich propojení

Moderní nástroje dokážou podstatnou část finančního řízení automatizovat a prezentovat v přehledné podobě.

Naprostý základ je nefakturovat ve Wordu či Excelu, ale v systému, kde lze čísla filtrovat a vizualizovat. Práci usnadní také šablony pro opakující se doklady nebo automatické upomínky při překročení splatnosti.

Nástroje se vyplatí co nejvíce propojit. Například integrace fakturačního systému s bankou pro automatické párování plateb ušetří spoustu času.

„U menších firem často vídám, že používají několik různých systémů, které spolu nekomunikují – něco na řízení projektů, něco na vykazování času, něco na fakturaci, a k tomu tabulky na finance,“ popisuje Macek. „Tím vznikají zbytečné časové prodlevy i chyby.“

Řešením mohou být all-in-one systémy typu Caflou, kam stačí data zadat jen jednou a promítnou se všude. „Caflou například propojuje finance s projekty, CRM i fakturací v jednom prostředí. Když třeba konzultant vykáže odpracovaný čas, automaticky se aktualizuje vyčerpaný rozpočet projektu. Faktura pro klienta je hotová na pár kliknutí a ziskovost podnikatel vidí v reálném čase,“ vysvětluje Macek.

Pokud firma nechce přecházet na komplexní řešení, měla by se minimálně pokusit o zavedení propojení nástrojů tak, aby eliminovala přepisování dat. I částečná automatizace může přinést významnou úsporu času a snížit chybovost.

Transparentnost v týmu

Řízení financí je disciplína, která se promítá i do firemní kultury. Finanční odpovědnost by proto ani v malé firmě neměla ležet jen na bedrech účetní a šéfa.

Když členové týmu vidí do financí, mohou lépe rozhodovat ve prospěch celého byznysu. Projektový manažer potřebuje znát rozpočet a marži projektu, vedoucí týmu zase cenu práce svých lidí, a obchodníci ziskovost různých typů zakázek. „Není potřeba sdílet všechna čísla, ale hlavní metriky by měl znát každý, kdo je může ovlivnit,“ doporučuje Macek.

Investice se mnohonásobně vrátí

Péče o firemní kasu vyžaduje čas. Tato investice se však podnikatelům rychle vrátí. Zvládnuté finance znamenají nejen pevnější pozici firmy, ale i více prostoru pro to, co je baví – rozvoj produktů a služeb, péči o zákazníky a budování týmu.

„Někteří naši klienti přiznávají, že finanční řízení dřív vnímali jako zlo, které se jim nechce řešit. Když se mu ale začali systematicky věnovat, získali nejen lepší data pro rozhodování, ale i větší klid. Vědí, na čem jsou, a mohou sebevědomě plánovat růst,“ uzavírá Macek.

Zkušenosti ukazují, že i zdánlivě drobný impuls jako implementace systému dokáže malé podniky výrazně posunout. Pro CFO nebo finanční konzultanty je pochopení jejich situace cenné například při nastavování vztahů s obchodními partnery. Zároveň jde o příležitost, jak mohou svou expertízu uplatnit mimo korporátní prostředí – menším podnikatelům i krátká konzultace nebo školení s odborníkem pomůže nastavit správný směr.

Obrázky: Caflou