Neplatiči a chyby ve fakturách? Prevence s nástrojem FinStat vám ušetří čas i nervy
Čas, informace a jistota – to jsou tři komodity, které potřebuje finanční oddělení. A přesně těch má často nedostatek. Účetní výkazy, přiznání a interní finanční reporty totiž nejsou zdaleka to jediné, co společnosti od svých CFO a účetních očekávají.
Mezi jejich kompetence spadá například i ochrana před riziky. Z „výrobců výkazů“ se postupně stávají strážci stability firmy. Kontrolují solventnost partnerů, sledují legislativní změny, zajišťují bezchybnou fakturaci a podílejí se na strategii firmy.
Jak ale zvládnout čím dál obsáhlejší agendu, když den má pořád jen 24 hodin? Klíčem jsou kvalitní data a nástroje, které pomohou předcházet rizikům a zvyšují efektivitu práce.
Prověřování firem jako prevence nezaplacených faktur
Z pohledu ekonomického oddělení jsou obvykle rizikem číslo jedna neuhrazené faktury. Zhoršují cash flow, komplikují plánování a v krajním případě mohou řetězovým efektem ohrozit i platební schopnost propojených firem.
Prevence problémů s nezaplacenými fakturami je vždy efektivnější než jejich následné vymáhání, obzvlášť když jde o významného zákazníka nebo dodavatele.
V ideálním světě finanční ředitel detailně prověří každou firmu, se kterou společnost plánuje spolupracovat. V rámci prevence má také přehled o finančním zdraví stávajících klientů i dodavatelů. Realita však často vypadá jinak. Není čas zpracovat analýzy všech potenciálních partnerů, obchodníci chtějí rychle uzavřít smlouvu… A monitoring těch aktuálních? Na to si v nabitém kalendáři najde čas málokdo.
„Finančné oddelenia sú dnes pod obrovským tlakom. Musia zvládať narastajúcu agendu, minimalizovať riziká, podieľať sa na strategických rozhodnutiach a reagovať rýchlo, no zároveň sa nepomýliť. Bez správnych a rýchlo dostupných dát to jednoducho nie je možné,“ říká Jaroslava Boch, ředitelka slovenské společnosti FinStat, která už více než 10 let pomáhá firmám získávat a analyzovat finanční data a v roce 2024 expandovala do Česka.
Právě FinStat dokáže s prověřováním firem pomoci. Ve variantě Premium CZ propojuje údaje ze sedmi různých českých registrů s daty z účetních závěrek a vypočtenými finančními ukazateli. Na jednom místě zjistíte:
- jak dlouho firma existuje;
- zda je (spolehlivým) plátcem DPH;
- jaké bankovní účty oficiálně používá;
- jestli neprochází insolvenčním řízením;
- jaká je její finanční kondice (likvidita, zadluženost, trend vývoje tržeb…);
- jak pravděpodobný je její úpadek (tzv. FinStat skóre);
- se kterými subjekty či osobami je propojená.
FinStat tak vytváří ucelený obraz o firmách a jejich finančním zdraví. Můžete díky němu včas zvážit, zda spolupráci uzavřete, odmítnete, případně jak nastavíte platební podmínky. Zároveň odpadá věčné dilema, jestli prověřovat důkladně, nebo rychle. Obojí je možné. Nezáleží přitom, jestli rozhoduje CFO, majitel nebo účetní – všichni mají data, o která se mohou opřít.
„Nie všetky riziká dokážete predvídať, ale FinStat vám dáva do rúk silné fakty,“ uvádí Jaroslava Boch. „Už sme videli nespočet prípadov, keď včasná informácia o finančnom stave firmy zachránila našich klientov pred veľkými problémami,“ dodává.
Zkušenost z praxe sdílí Ingrid Kupcová ze společnosti Unico: „V minulom období nám ostalo veľa nezaplatených pohľadávok, ktorých vymáhanie sa ťahá už roky po súdoch. FinStat mi dovolí zmapovať za pár minút platobnú schopnosť firmy a už len pri najmenšom podozrení sa poisťujeme platbou za zákazku vopred. Prevenciou, ktorú máme vďaka tomuto super programu, sme predišli až 80 % neuhradeným faktúram.“
Finanční analýza bez přepisování dat ze závěrek
Běžná finanční analýza se podobá skládání puzzle bez obrázku na krabici. Kdo někdy hledal účetní závěrku ve sbírce listin, ví, jak zdlouhavé a frustrující to je. Různé formáty, naskenované papíry, nejednotná struktura, a když už se konečně prokoušete k číslům, musíte si je přepsat do Excelu, spočítat ukazatele…
Pro zkušeného finančního manažera to není problém, jenže čas strávený manuálními výpočty a analýzami chybí jinde, nemluvě o riziku překlepů a chyb.
FinStat digitalizuje účetní závěrky a automaticky počítá 75 finančních ukazatelů, což celý proces zkracuje na minuty. V jednom přehledném reportu vidíte nejen tržby, zisk a likviditu, ale i vývoj v čase, míru zadlužení nebo výši aktiv. Data můžete využít například pro:
- porovnání dodavatelů a výběr toho nejstabilnějšího;
- export do Excelu pro vlastní segmentace a analýzy;
- rozhodování o platebních podmínkách (splatnost, zálohy);
- přehled o trhu, konkurenci a potenciálních příležitostech.
Výhodou je i možnost stažení finančního reportu v PDF, které snadno přiložíte k interní dokumentaci, smlouvě nebo do prezentace pro vedení.
Ukázka finančního reportu firmy ve FinStatu
Mějte pod kontrolou změny u obchodních partnerů
Faktura vystavená na staré sídlo. Spolupráce s firmou, která mezitím vstoupila do insolvence. Platba odeslaná na číslo účtu, ve kterém byl překlep.
Komplikace se mohou objevit nejen u nových, ale i u stávajících dodavatelů a odběratelů. Ruční kontroly v obchodním rejstříku nebo registru DPH jsou však při větším počtu obchodních partnerů prakticky nemožné.
Proto FinStat nabízí funkci monitoringu, která zajistí, že vám nic neuteče. Jednoduše si vytvoříte portfolio firem, které vás zajímají, a o všech důležitých změnách vás systém upozorní e-mailem. Například:
- změna sídla, názvu firmy nebo jednatele;
- zveřejnění nové účetní závěrky;
- přidání nebo změna bankovního účtu;
- změna statusu DPH (např. firma se stane nespolehlivým plátcem);
- zahájení insolvenčního řízení.
Monitoring funguje jako každodenní pojistka, která šetří čas, peníze a nervy.
Možnosti nastavení notifikací v monitoringu FinStatu
Automatizujte rutinu a zbavte se chyb
Finanční oddělení zatěžují také administrativní úkony – kontroly fakturačních údajů, ověřování platnosti DIČ, zjišťování, zda je dodavatel plátcem DPH… Stačí jeden překlep, neaktuální informace nebo opomenutí a problém je na světě.
Existuje však chytřejší řešení. Když skrze API rozhraní propojíte FinStat se svým účetním nebo ERP systémem, můžete:
- načíst fakturační údaje přímo z registrů (IČO, název, adresa, DIČ…);
- ověřit plátcovství DPH včetně informace, zda je firma spolehlivým plátcem;
- doplnit k subjektům finanční ukazatele (obrat a zisk včetně trendu vývoje, indikaci záznamu v insolvenčním rejstříku);
- automaticky aktualizovat změny přímo v systému.
Integrace je možná například pro systémy jako SAP, Microsoft Dynamics, ABRA, Helios, POHODA, Odoo a další. Nastavit ji zvládne váš IT tým nebo dodavatel softwaru.
„Moderné ekonomické oddelenie nezostáva v roli reaktívneho spracovateľa účtovníctva, ale stáva sa aktívnym partnerom pre vedenie firmy. Vďaka FinStatu môže hodnotiť rizikovosť potenciálnych partnerov, monitorovať zmeny, pripravovať finančné reporty pre management a analyzovať konkurenciu aj trh. S takýmito kompetenciami výrazne zvyšuje svoju pridanú hodnotu,“ říká Jaroslava Boch.
S daty po ruce spíte klidněji
Pokud i vy cítíte, že při každodenním rozhodování potřebujete spolehlivou oporu, může být FinStat Premium CZ tím správným pomocníkem, ať už chcete prověřit firmy, sledovat změny nebo fakturovat bez chyb.
Vyzkoušejte ho a zjistěte, jak snadné může být mít všechny informace vždy po ruce. Za cenu 13 500 Kč bez DPH ročně získáte:
- databázi všech českých firem a OSVČ s pokročilým vyhledáváním;
- přístup k finančním datům o více než 370 000 firmách včetně účetních závěrek;
- 75 automaticky vypočítaných finančních ukazatelů;
- monitoring změn a kritických událostí;
- možnost neomezeného exportu pro další analýzy;
- API pro propojení s vašimi systémy.
A pokud působíte i na Slovensku, můžete si rozšířit přístup o slovenská data.
