Na rozdíl od chyb v dokladové kázni či časovém rozlišení se jejich dopad často projeví až s odstupem času, což z dlouhodobého majetku činí jednu z nejrizikovějších oblastí účetní závěrky a častý předmět auditorských i daňových kontrol.
Dlouhodobý majetek
- Vstupní cena
Chyby v kapitalizaci investičních výdajů mají dlouhodobý dopad na rozvahu a opakovaně ovlivňují hospodářský výsledek i hodnotu aktiv. Opomenutí aktivace vedlejších pořizovacích nákladů (např. náklady na dopravu a montáž) vede k podhodnocení vstupní ceny dlouhodobého majetku a nesprávnému navýšení nákladů běžného období. Naopak nesprávná kapitalizace neinvestičních výdajů vede k umělému zvýšení hospodářského výsledku běžného období a zkreslení účetních odpisů s přesahem do více období.
Klíčem ke správnému ocenění dlouhodobého majetku je vypracování spolehlivých interních směrnic, které s ohledem na specifika podniku podchytí metodiku stanovení vstupní ceny dlouhodobého majetku a určení okamžiku jeho zařazení do užívání. Směrnice by měla mimo jiné obsahovat například kontrolní seznam vedlejších nákladů a protokoly k zařazení majetku do užívání.
- Technické zhodnocení vs. oprava
Zatímco opravou dochází k uvedení majetku do původního stavu při zachování jeho funkčnosti, technické zhodnocení provází změna parametrů a použitelnosti dlouhodobého aktiva. Technické zhodnocení proto navyšuje vstupní a zůstatkovou hodnotu majetku. Oproti tomu výdaje na opravy se účtují přímo do nákladů.
Pokud dojde k situaci, kdy je technické zhodnocení (např. instalace nového modulu softwaru) zaúčtováno do nákladů, dochází k nesprávnému podhodnocení aktiva a snížení výsledku hospodaření. Je-li běžná oprava (např. výměna oken v budově bez změny velikosti) kapitalizována do dlouhodobého majetku, je jeho hodnota nesprávně nadhodnocena
a hospodářský výsledek je ve výsledku vyšší, nežli by měl být.
Prevencí rizika v této oblasti je řádné zdokumentování stavu dlouhodobého majetku před jeho změnou, vyhotovení technických protokolů popisujících změny parametrů a nastavení spolehlivého způsobu předání informací mezi technickým a účetním oddělením. Podpůrným nástrojem správné klasifikace je interní směrnice definující kritéria zhodnocení vs. oprav.
- Odpisový plán
Účetní odpisový plán musí věrně odrážet ekonomické opotřebení majetku. V praxi se často používají příliš dlouhé či krátké odpisové doby nebo dokonce délka odpisování dle daňových předpisů. To obvykle neodpovídá skutečné době použití majetku a dochází ke zkreslení netto hodnoty aktiv i hospodářského výsledku napříč několika obdobími. Rozdíl mezi účetními a daňovými odpisy (resp. oprávkami) je také faktorem ovlivňujícím výpočet odložené daně.
Pro dosažení a udržení účetních odpisů odpovídajících skutečnému užívání dlouhodobého majetku doporučujeme důkladné zdokumentování odpisových plánů a jejich pravidelnou roční revizi ideálně ve spolupráci s technickými specialisty z provozu.
Na co si dát pozor u dlouhodobého majetku
- nejednoznačně vymezený okamžik zařazení majetku do užívání,
- opomenuté vedlejší pořizovací náklady ve vstupní ceně,
- nesprávná klasifikace technického zhodnocení a oprav,
- odpisové plány neodpovídající skutečné době využití majetku,
- mechanické přebírání daňových odpisů do účetnictví.
Závěr
Správné zachycení dlouhodobého majetku vyžaduje nejen znalost účetních pravidel, ale i funkční spolupráci mezi technickým a finančním oddělením a kvalitní interní směrnice. V příštím týdnu nás čeká poslední část seriálu, v která se zaměří na princip opatrnosti a na vazby mezi účetnictvím a daněmi. Ty totiž mají zásadní vliv na důvěryhodnost účetních výkazů.
