Reserved matters: kdo skutečně kontroluje strategická rozhodnutí společnosti

Zákon vymezuje rozhodnutí, která musí schvalovat valná hromada. V praxi však společnosti často nastavují kontrolní mechanismy i pro další významná rozhodnutí managementu – zejména v investorských, skupinových nebo transakčních strukturách.

Co zákon svěřuje valné hromadě

Zákon č. 90/2012 Sb., o obchodních společnostech a družstvech (zákon o obchodních korporacích) („ZOK“), vyhrazuje valné hromadě zejména rozhodování o změnách zakladatelského dokumentu, změnách základního kapitálu, přeměnách společnosti, zrušení společnosti nebo schvalování účetní závěrky (§ 190 ZOK pro s.r.o.; § 421 ZOK pro a.s.).

Řada strategických rozhodnutí však zůstává v působnosti statutárního orgánu – typicky akvizice, významné investice, financování nebo transakce se spřízněnými osobami. Právě zde v praxi vznikají tzv. vyhrazené záležitosti (reserved matters).

Co jsou vyhrazené záležitosti a proč na nich záleží

Vyhrazené záležitosti (reserved matters) představují strategická rozhodnutí, u nichž je interně vyžadováno předchozí schválení společníků nebo akcionářů, investora nebo mateřské společnosti. Typicky může jít například o schvalování akvizic nad určitou hodnotu, přijetí významného financování, změnu business plánu nebo uzavření transakcí se spřízněnými osobami. Bývají upraveny zejména ve společenské smlouvě nebo stanovách, ve smlouvě mezi společníky či akcionáři (shareholders agreement), ve schvalovací matici (approval matrix) nebo ve skupinových governance pravidlech.

V private equity a venture capital strukturách představují reserved matters standardní nástroj investorské kontroly. Ve skupinových strukturách reserved matters často prakticky určují, která rozhodnutí zůstávají na lokálním managementu a která podléhají schválení mateřské společnosti.

Čím širší je rozsah reserved matters, tím větší kontrolu získává investor nebo mateřská společnost – současně však může docházet ke zpomalování rozhodovacích procesů a omezení flexibility managementu. V posledních letech se mezi reserved matters stále častěji zařazují také otázky kybernetické bezpečnosti, AI governance, ESG compliance nebo regulatorních rizik.

CFO insight: V řadě společností dnes nejde o to, kdo má pravomoc rozhodnutí přijmout, ale kdo fakticky kontroluje schvalovací proces. Právě zde se governance nejčastěji proměňuje z právního tématu na otázku moci, odpovědnosti a řízení rizik. 

Proč je s.r.o. flexibilnější než a.s.

Klíčový rozdíl mezi oběma formami spočívá zejména v rozsahu smluvní flexibility při nastavování vnitřní governance struktury a působnosti orgánů společnosti.

U společnosti s ručením omezeným poskytuje ZOK širší prostor pro smluvní nastavení vnitřních governance pravidel a vyhrazení některých rozhodovacích otázek valné hromadě (§ 190 odst. 3 ZOK). V praxi proto bývá s.r.o. často využívána v holdingových, investičních nebo joint venture strukturách, kde je kladen důraz na detailnější nastavení schvalovacích a kontrolních mechanismů.

Ani u s.r.o. však nelze zasahovat do obchodního vedení statutárního orgánu. Reserved matters proto typicky směřují k schvalovacím mechanismům, nikoliv k přímému udělování pokynů k obchodnímu vedení. Pokyny v otázkách obchodního vedení může nejvyšší orgán udělit pouze na žádost statutárního orgánu (§ 51 odst. 2 ZOK). Statutární orgán přitom ani při existenci reserved matters neztrácí odpovědnost za řádný výkon své funkce a posouzení souvisejících rizik (§ 51 odst. 1 ZOK). 

Schvalovací mechanismy proto samy o sobě nepřenášejí odpovědnost managementu na investora nebo mateřskou společnost. Interní omezení vyplývající z reserved matters navíc zpravidla sama o sobě ani neomezují oprávnění statutárního orgánu jednat vůči třetím osobám (§ 47 ZOK).

U akciové společnosti je autonomie při nastavování působnosti orgánů užší. Valná hromada si nemůže vyhradit rozhodování v záležitostech, které jí zákon nebo stanovy nesvěřují (§ 421 odst. 3 ZOK), a dohled nad klíčovými rozhodnutími managementu se proto v praxi nastavuje zejména prostřednictvím stanov, shareholders agreement a interních schvalovacích pravidel.

Praktický tip: Vyhrazené záležitosti ve smlouvě mezi společníky nebo akcionáři a vyhrazené záležitosti ve společenské smlouvě (resp. stanovách) nejsou totéž. Pouze úprava v korporátní dokumentaci může mít přímé korporátní účinky vůči orgánům společnosti. Porušení shareholders agreement zpravidla nezpůsobuje neplatnost korporátního rozhodnutí vůči třetím osobám, ale zakládá zejména smluvní odpovědnost mezi smluvními stranami.

V praxi však mohou shareholders agreements významně ovlivňovat fungování společnosti – například prostřednictvím hlasovacích závazků, sankčních mechanismů, call/put opcí nebo deadlock mechanismů.

Kdy governance existuje jen na papíře

Jedním z nejčastějších problémů v transakční prověrce bývá nesoulad mezi formálně nastavenými governance pravidly a skutečným fungováním společnosti. Typicky jde o situace, kdy management uzavírá významné smlouvy bez požadovaných schválení, vyhrazené záležitosti existují pouze ve smlouvě mezi akcionáři, ale nejsou promítnuty do korporátní dokumentace, nebo lokální management dlouhodobě obchází skupinová schvalovací pravidla.

Tyto vady zpravidla automaticky nezpůsobují neplatnost smluv vůči třetím osobám, v transakční praxi však mohou vést k dodatečným požadavkům na odškodnění (indemnity), odkladům převodů (closingů), komplikacím při bankovním financování nebo odpovědnosti managementu za porušení interních governance pravidel.

CFO insight: Governance pravidla mají smysl pouze tehdy, pokud odpovídají reálnému fungování společnosti. Největším problémem nebývají slabá pravidla, ale pravidla, která formálně existují a v praxi se dlouhodobě nedodržují. Právě ta bývají při transakční prověrce nebo sporu nejhůře obhajitelná. 

Co si z toho odnést?

Valná hromada dnes nepředstavuje pouze formální korporátní orgán pro zákonná rozhodnutí. V moderních skupinových a investorských strukturách je součástí širšího governance systému, který určuje, kdo skutečně kontroluje strategická rozhodnutí společnosti.

Zatímco u s.r.o. poskytuje ZOK širší flexibilitu při nastavování interních schvalovacích mechanismů, u a.s. musí být governance kontrola nad strategickými rozhodnutími nastavena jinými nástroji.

V příštím díle se zaměříme na práva menšinových společníků a akcionářů při rozhodování valné hromady – tedy na to, jaké nástroje má k dispozici ten, kdo při hlasování prohrál.

Autorkou komentáře je právní poradce a partnerka skupiny Hills Jana Polák Dudychová.