Zápis, protest a napadnutelnost usnesení. Proč v corporate governance rozhoduje každé slovo?

Proč je zápis z valné hromady víc než formalita

Valná hromada skončí. Hlasování proběhne. Usnesení jsou přijata. A právě v ten moment vzniká dokument, který může po letech rozhodovat o výsledku soudního sporu, financování nebo investiční transakce.

Zápis z valné hromady není administrativa. Je to korporátní důkazní infrastruktura. Právě ze zápisu se po letech často rekonstruuje, co bylo skutečně schváleno, jak proběhlo hlasování, kdo uplatnil námitky a zda celý proces obstál z pohledu zákona i zakladatelských dokumentů.

Proto bývá zápis jedním z prvních dokumentů, které si vyžádá investor při due diligence, banka při financování nebo protistrana v korporačním sporu.

Dokud mezi společníky existuje shoda, bývá kvalita korporátní dokumentace podceňována. Skutečný význam získává až ve chvíli prvního konfliktu, exitu nebo financování. Nepřezkoumatelný zápis může zpochybnit i rozhodnutí, na kterém už stojí financování, akvizice nebo celý transakční proces.

Co musí zápis obsahovat

Ve sporu obvykle nerozhoduje existence zápisu, rozhoduje jeho kvalita. Zákonné náležitosti zápisu upravuje pro s.r.o. § 188–189 ZOK, pro a.s. § 423 ZOK. U obou forem musí zápis přesně zachytit zejména průběh jednání, přijatá usnesení, výsledky hlasování a podané protesty. Pro soudní přezkum bývá klíčové i přesné zachycení počtu přítomných hlasů při jednotlivých hlasováních, protože účast společníků se může v průběhu jednání měnit.

U akciové společnosti jsou požadavky širší. Zápis musí obsahovat také identifikaci ověřovatelů zápisu a osob pověřených sčítáním hlasů a rovněž stručný popis projednání jednotlivých bodů pořadu jednání. Právě tato část bývá v praxi nejčastěji podceňována — přesto může být při soudním přezkumu klíčová.

Zápis u s.r.o. podepisují předseda valné hromady nebo svolavatel a zapisovatel. U a.s. jej podepisují zapisovatel, předseda nebo svolavatel a ověřovatel nebo ověřovatelé zápisu. Zákon přitom připouští, aby předseda valné hromady a ověřovatel zápisu byla tatáž osoba; zapisovatel však musí být vždy osobou odlišnou (§ 422 odst. 1 ZOK).

Protest jako podmínka budoucí obrany

V korporačních sporech často nerozhoduje síla argumentu, ale to, zda byl včas podán a správně formulován protest. Bez něj zpravidla nelze neplatnost usnesení valné hromady úspěšně namítat — ani tehdy, pokud by samotné usnesení bylo věcně problematické.

Toto pravidlo platí pro s.r.o. i a.s. Neplatnosti usnesení se zásadně nelze dovolávat, nebyl-li nejpozději v průběhu valné hromady podán odůvodněný protest, ledaže existoval závažný důvod, proč podán nebyl (§ 192 odst. 2 ZOK pro s.r.o.; § 424 odst. 1 ZOK pro a.s.). Povinnost vznést protest se neuplatní při rozhodování per rollam.

Obecný nesouhlas nestačí. Protest musí alespoň stručně vymezit, v čem je spatřován rozpor se zákonem, stanovami nebo společenskou smlouvou. Samotné hlasování proti návrhu procesní ochranu nezajišťuje. V následném soudním řízení bývá zásadně omezen prostor pro argumentaci důvody, které v protestu nebyly vůbec uplatněny.

Obsah protestu musí být zachycen v zápisu z valné hromady. Od novely ZOK již není potřeba, aby protestující o jeho zaznamenání výslovně žádal — zapisovatel jej musí zaznamenat automaticky (§ 189 odst. 1 písm. f) ZOK; § 423 odst. 2 písm. f) ZOK). Je-li následně sporné, zda byl protest podán, zákon vychází z presumpce, že podán byl (§ 192 odst. 3 ZOK; § 424 odst. 2 ZOK).

Protest mohou podat nejen společníci nebo akcionáři, ale i členové volených orgánů či likvidátor. Neplatnosti usnesení se navíc lze dovolávat i z důvodů protestu podaného jinou oprávněnou osobou — zákon nevyžaduje, aby protest podal přímo navrhovatel. Prakticky to znamená, že majoritní společník může v řízení o neplatnosti těžit z protestu podaného menšinovým společníkem, a naopak.

Nejčastější chyby v praxi

Většina korporačních sporů nezačíná chybným rozhodnutím. Začíná špatně zdokumentovaným procesem.

• Protest není zachycen v zápisu. Následně vzniká spor, zda byl vůbec podán. Zákon sice stanoví, že pokud zápis protest nezachycuje, hledí se na něj jako na podaný — důkazní břemeno tak nese ten, kdo tvrdí opak (§ 192 odst. 3 ZOK; § 424 odst. 2 ZOK). Z důkazního hlediska to však není situace, do které se chce společnost dostat.
• Protest je formulován příliš obecně. Samotný nesouhlas nestačí. Protest musí alespoň stručně identifikovat právní nebo procesní důvod namítané vady. Jinak může být jeho význam pro následný soudní přezkum výrazně omezen.
• Zápis neodpovídá skutečnému průběhu valné hromady. Typicky jde o zápisy dopisované s časovým odstupem nebo bez průběžných poznámek z jednání. V případě sporu bývá takový dokument důkazně velmi slabý.
• Chybí přílohy zápisu. Plné moci, návrhy usnesení, podklady pro hlasování nebo listina přítomných často rozhodují o tom, zda bude možné zpětně prokázat řádný průběh valné hromady.
• Hlasování není zachyceno dostatečně přesně. Zápis by měl u každého usnesení samostatně uvádět počet hlasů pro, proti a zdržení se hlasování, včetně celkového počtu přítomných hlasů při konkrétním hlasování. Právě tato data bývají klíčová při sporech o usnášeníschopnost nebo dosažení potřebné většiny.
• Zápis je dodatečně upravován. Dodatečné úpravy zápisu patří mezi nejrizikovější situace v celé corporate governance dokumentaci. Jakmile vznikne pochybnost o autenticitě zápisu, nezačne se zpochybňovat jen konkrétní usnesení. Začne se zpochybňovat důvěryhodnost celé corporate governance dokumentace.

Kdy může být usnesení neplatné

Ne každá procesní vada vede k neplatnosti usnesení. Rozhodující bývá její skutečný dopad na práva společníků a stabilitu vnitřních poměrů společnosti.

Důvodem neplatnosti může být rozpor usnesení se zákonem, zakladatelským dokumentem nebo dobrými mravy. Samotná existence procesní vady však zpravidla ještě neznamená, že soud neplatnost usnesení vysloví. Soud současně posuzuje i dopad konkrétní vady na práva dotčených osob a na stabilitu vnitřních poměrů společnosti.

Důležité je také načasování. Návrh na vyslovení neplatnosti musí být podán do tří měsíců ode dne, kdy se oprávněná osoba o usnesení dozvěděla nebo mohla dozvědět, nejpozději však do jednoho roku od jeho přijetí (§ 191 ZOK pro s.r.o.; § 428 ZOK pro a.s.). Jde o prekluzivní lhůtu — po jejím uplynutí již nelze platnost usnesení soudně přezkoumávat, ledaže zvláštní právní předpis stanoví jinak.

Současně platí důležitý princip korporačních sporů: až do rozhodnutí soudu se na usnesení valné hromady hledí jako na platné, i když může být stiženo vadami odůvodňujícími jeho neplatnost.

Vedle návrhu na neplatnost zákon umožňuje i přiměřené zadostiučinění za závažné porušení práv při svolání nebo průběhu valné hromady (§ 193 odst. 2 ZOK; § 430 odst. 2 ZOK). Soud jej může přiznat jak tehdy, kdy neplatnost nevysloví — například proto, že zájem na stabilitě poměrů společnosti převáží — tak i vedle samotného vyslovení neplatnosti.

Transakční a due diligence rovina

V due diligence bývá corporate governance dokumentace jednou z prvních oblastí, kde se ukáže skutečná úroveň interní disciplíny společnosti. Kvalita korporátní dokumentace bývá často nejpřesnějším indikátorem toho, jak společnost skutečně řídí své vnitřní procesy. V transakční praxi nejsou problémem jen chybějící schválení. Rizikové jsou i situace, kdy z dokumentace nelze s jistotou dovodit, co bylo vlastně schváleno a zda proces přijetí rozhodnutí odpovídal ZOK a zakladatelským dokumentům.

Co si z toho odnést?

Corporate governance se většinou nerozpadá na strategii. Rozpadá se na procesu, který nikdo nepovažoval za důležitý, dokud nevznikl spor, due diligence nebo financování. A právě zápis z valné hromady bývá po letech dokumentem, podle kterého investor, banka nebo soud posuzují, zda společnost své vlastní rozhodování vůbec zvládla právně ustát. Kvalitní korporátní dokumentace proto není administrativa.
Je to součást řízení právního, transakčního i reputačního rizika.

Autorkou komentáře je Jana Polák Dudychová, právní poradce a partnerka skupiny Hills.