Pokud firma nebo OSVČ uplatňuje do nákladů výdaje spojené s provozem vozidla, musí být schopna prokázat, že vozidlo bylo používáno pro služební účely. „To je klíčové zejména u DPH a vozidel používaných i k soukromým účelům, kde se uplatňují limity a krácení odpočtu. Bez spolehlivé evidence jízd se podniky vystavují riziku doměrků nebo sporů s finanční správou. Elektronická evidence je v tomto směru nejsnazší a nejprůkaznější,“ říká daňová poradkyně Forvis Mazars Gabriela Ivanco.
Pragmatický přístup k digitalizaci
Na první pohled se může „ruční“ evidence jízd jevit pro menší firmu jako dostačující. V praxi je ovšem lidský faktor často zdrojem zbytečných chyb a neúplných či nepřesných údajů. Papírové záznamy lze snadno přepisovat, což může vést k jejich zpochybnění při kontrole. Ruční vyplňování je zdlouhavé a zaměstnance zbytečně zatěžuje. V neposlední řadě hrozí ztráta nebo poškození papírové knihy jízd.
Menší firmy reagují na digitalizaci pragmaticky. Zatímco dříve panovaly obavy z nákladů či z „monitoringu“ zaměstnanců, dnes převládá spíše pozitivní přístup. „Rozhoduje úspora času, snížení administrativy, a hlavně jistota při případné kontrole. Odpor přetrvává jen tam, kde se obávají zásahu do soukromí řidičů – v praxi se to ale řeší anonymizací nebo jasnými pravidly pro zaměstnance,“ doplňuje Ivanco.
Díky modernímu řešení si dnes mohou elektronickou knihu jízd dovolit nejen velké společnosti, ale i menší firmy či jednotliví živnostníci. Zákazníci dnes přitom chtějí komplexní a sofistikované systémy, které jim umožní kromě správy vozového parku i zabezpečení a ochranu vozidel.
Komplexní řízení mobility
Správa flotil se rychle posouvá od pouhého sledování pohybu aut ke komplexnímu řízení celé mobility. Firmy dnes chtějí nejen vědět, kde se jejich vozy nacházejí, ale hlavně optimalizovat náklady, zvyšovat efektivitu a plnit stále přísnější ekologické požadavky.
„Telematické systémy se stávají běžnou součástí správy vozidel také u menších firem. Monitoring vozidel si podnikatelé pořizují nejen pro automatické generování knihy jízd, ale aby bylo v případě potřeby také možné zjistit, kde se zaměstnanec nachází a historicky nacházel v případě nejasností,“ říká generální ředitel společnosti Axigon Damir Duraković.
Jen informace, že se ve vozidle nachází GPS monitoring, dle odborníků funguje na zaměstnance jako velmi dobré „placebo“, které zvyšuje efektivitu a šetří náklady. Telematika umožňuje optimalizovat trasy i monitorovat doplňování i spotřebu paliva. „Další stupněm optimalizace může být automatický import transakčních dat z tankovacích karet do monitorovacího systému, který poskytuje okamžitou kontrolu na denní bázi,“ uzavírá Duraković.
