Na význam kvality účetních dat a jejich provázání s daňovou oblastí jsme se zaměřili již v tištěném vydání CFOtrends v článku „Když kvalita čísel rozhoduje. Účetní závěrka testuje procesy, řízení i cash flow“. Ukázali jsme, že účetní závěrka a daňové přiznání nelze vnímat odděleně a že právě v závěrkových operacích vznikají chyby s největším dopadem – nejen daňovým, ale i reputačním.
Tento online seriál na uvedený článek navazuje a jde více do hloubky. Zaměřuje se na nejčastější praktické chyby, se kterými se setkáváme při přípravě účetních závěrek, a na rizikové oblasti, které rozhodují o kvalitě výsledných čísel. Z praxe vidíme, že většina problémů nevzniká kvůli neznalosti předpisů, ale kvůli podcenění procesů, slabé komunikaci mezi provozem a financemi a nedostatečné kontrole závěrkových operací.
V tomto seriálu shrnujeme pět kritických oblastí, ve kterých chyby vznikají nejčastěji a které tvoří základ pro správné sestavení účetní závěrky. První tři části se zaměřují na klíčové účetní oblasti, na něž následně přímo navazuje zpracování daňového přiznání k dani z příjmů právnických osob, posouzení struktury vlastního kapitálu, jeho rozdělení a plnění dalších zákonných povinností managementu. V první části se věnujeme dokladové a bilanční kázni a uplatnění akruálního principu.
I. Dokladová a bilanční kázeň
- Chybějící či neúplné účetní doklady
Každý účetní záznam musí být podložen účetním dokladem, který prokazuje vznik, existenci a správnost transakce. Ve vazbě na elektronizaci účetnictví nabývá na významu zajištění auditní stopy elektronických dokladů a záznamů. V praxi se stává, že k samotným fakturám chybí podpůrná dokumentace, jako jsou například protokoly o provedení služeb nebo smluvní dokumentace. K chybnému účtování o nákladech může dojít v důsledku použití zálohové faktury namísto daňového dokladu (faktury).
Chybné či neúplné prokázání zaúčtovaného nákladu může vést k pochybnostem správce daně. Ty mohou mít za následek daňové doměrky a sankce. Stejně tak může výhrady vznést auditor ověřující účetní závěrku.
Tato rizika lze snížit spolehlivým nastavením interní metodiky schvalování a archivace dokladů. Vhodným pomocníkem k tomu mohou být elektronické nástroje zaměřené na workflow dokladů a smluv.
- Zůstatky na přechodných účtech
Přechodné účty, jako jsou účty časového rozlišení, dohadné položky nebo interní zúčtování, musí být k bilančnímu dni řádně inventarizovány a vyčištěny. V praxi se stává, že kvůli nedůsledné kontrole zůstávají na přechodných účtech nezdůvodněné či nepodložené historické zůstatky, které se přenášejí do dalších období a zkreslují tím rozvahovou bilanci i hospodářský výsledek.
Nastavením důsledného systému alokace položek na přechodných účtech s finálními fakturami za dodávky služeb či zboží lze dojít k jejich spolehlivému vykazování. Procesním pochybením lze předcházet také průběžným „čištěním“ vybraných účtů, přičemž klíčová je analýza stáří položek (tzn. aging report).
II. Akruální princip
- Nezachycení výsledkových operací
Náklady a výnosy musí být zaúčtovány do období, se kterým věcně a časově souvisejí, bez ohledu na období peněžního toku. To je jeden ze základních účetních principů. K selhání v jeho naplnění dochází obvykle kvůli nedostatku informací z provozu nebo nesprávně nastavenému komunikačnímu mechanismu mezi provozní a finanční částí podniku. Typickým příkladem při tvorbě dohadných položek je nedostatečná evidence dodaných služeb, které nejsou do konce příslušného roku dodavatelem vyúčtovány. Chyba může nastat také při automatickém zaúčtování faktur přijatých po rozvahovém dni do nového období (selhání Cut-off testu).
Nesprávně oceněné nebo neúplně vyjádřené časové rozlišení může vést ke zkreslení hospodářského výsledku více účetních období. V důsledku toho může být negativně ovlivněna také srovnatelnost výsledků jednotlivých účetních období. Při prověrce účetnictví statutárním auditorem pak v praxi dochází v rámci cut-off otestování k odhalení nesrovnalostí a požadavku korekce časového rozlišení.
Prevence chyb spočívá v systematickém a pravidelném cut-off testování a vyžadování měsíčních reportů o dodaných, ale nevyfakturovaných službách. Významným faktorem je také úzká spolupráce a komunikace mezi účetními a osobami zodpovědnými za jednotlivé oblasti provozu.
- Časové rozlišení a dohadné položky vs. rezervy
Rozdíl mezi časovým rozlišením a dohadnou položkou spočívá v jistotě částky. Časové rozlišení (náklady / výnosy / výdaje / příjmy příštích období) se aplikuje na známou a přesnou částku uskutečněného plnění. Dohadná položka se aplikuje, pakliže plnění v příslušném období proběhlo, nicméně částka není přesně známá a existuje pouze kvalifikovaný odhad.
Naproti tomu rezervu lze vytvořit pouze na nákladové transakce, nikoliv na výnosové. Použije se v případě, kdy není známá hodnota plnění a zároveň plnění dosud fakticky neproběhlo. Typickým příkladem je rezerva na mzdové bonusy nebo nevyčerpanou dovolenou, která se váže k příslušnému období, nicméně k jejímu plnění dochází v období následujícím.
Nesprávná klasifikace ohrožuje věrohodnost výkaznictví. Dohadné položky podléhají vyššímu auditorskému riziku, kdy auditor může požadovat úpravu kvůli nedostatečné spolehlivosti odhadu. Prevence spočívá ve striktním dodržování kritéria jistoty částky.
Časové rozlišení × dohadné položky × rezervy: Jak správně zvolit závěrkový nástroj podle míry jistoty informací
|
Známé kritérium |
Použitý nástroj |
|
Účel, částka, období |
Časové rozlišení |
|
Účel, období |
Dohadné položky |
|
Pouze účel |
Rezervy |
Praktické upozornění: Nesprávná volba nástroje vede ke zkreslení hospodářského výsledku
a zvyšuje auditorské i daňové riziko. Dohadné položky a rezervy patří dlouhodobě mezi oblasti s nejvyšší mírou auditorského posuzování.
Závěr
Dokladová disciplína a správné uplatnění akruálního principu tvoří základ kvalitní účetní závěrky. Pokud tyto oblasti selžou, chyby se následně řetězí do dalších částí výkaznictví a promítají se do výsledku hospodaření i daňových dopadů. V další části se proto zaměříme na oblast, kde mají závěrkové chyby dlouhodobý a kumulativní dopad – dlouhodobý majetek.
Na co si dát pozor už během roku:
- vysoké zůstatky na přechodných účtech bez jasného vysvětlení,
- dohadné položky bez dostatečných podkladů,
- „automatické“ zaúčtování faktur přijatých po rozvahovém dni do nového období,
- absence pravidelného (měsíčního) přehledu nevyfakturovaných plnění,
- tlak na řešení rozdílů až v rámci auditu nebo při zpracování DPPO.
