Příprava valné hromady a klíčové povinnosti managementu

Jde o klíčový moment, kdy se právní, účetní a ekonomické aspekty řízení společnosti promítají do konkrétních rozhodnutí – typicky o rozdělení zisku. Právě v této fázi však v praxi vzniká řada pochybení, která mohou vést nejen k neplatnosti přijatých usnesení, ale i k faktické nemožnosti jejich realizace, jak vysvětluje v dnešním dílu exkluzivně pro CFOtrends právní poradkyně a partnerka skupiny Hills Jana Polák Dudychová.

Problém přitom podle ní obvykle nevzniká na valné hromadě samotné, ale během její přípravy. Ta však nezačíná odesláním pozvánky, ale důslednou kontrolou podkladů a evidencí, na nichž je svolání valné hromady založeno. Co tedy ověřit ještě před odesláním pozvánky?

1. Seznam společníků a seznam akcionářů

Z pohledu přípravy valné hromady je zásadní pracovat s aktuálním seznamem společníků nebo akcionářů (§ 139 a § 264 ZOK, zákon č. 90/2012 Sb., o obchodních společnostech a družstvech, tedy zákon o obchodních korporacích nebo také „ZOK“).

Tento seznam má pouze evidenční (deklaratorní) charakter – rozhodující je skutečný právní stav. V praxi to znamená, že ani nesoulad seznamu se skutečností nemá vliv na vlastnictví podílů či akcií a práva s nimi spojená, zakládá však významné procesní riziko při svolání valné hromady.

Přečtěte si také:

Vlastní kapitál, jeho složky a rizikové situace

Pozvánka se doručuje na adresu uvedenou v seznamu, neurčí-li společenská smlouva jinak (§ 184 ZOK). Nesprávné doručení může vést k neplatnosti usnesení valné hromady, pokud ovlivnilo účast společníka nebo výsledek hlasování.

Neoznámí-li společník nebo akcionář změnu svých údajů, jde tato skutečnost k jeho tíži. Naopak pokud statutární orgán seznam neaktualizuje, ačkoliv mu byla změna řádně prokázána, může tím založit odpovědnost za vzniklou škodu. Pro management z toho plyne nutnost ověřit před svoláním valné hromady:

• kdo je skutečným vlastníkem podílu či akcie,

• zda seznam obsahuje aktuální doručovací údaje,

• zda nedošlo ke změnám, které ještě nebyly promítnuty do evidence.

Praktický dopad: Neaktuální seznam může vést k tomu, že klíčový společník nebo akcionář nebude připuštěn k hlasování, nebo naopak bude hlasovat osoba, která již podíl nebo akcie nevlastní.

2. Rozhodný den

U akciové společnosti je z pohledu přípravy valné hromady klíčové správně nastavit tzv. rozhodný den (§ 405 ZOK), který určuje, kdo bude oprávněn účastnit se valné hromady a vykonávat svá akcionářská práva.

Rozhodný den může být určen stanovami nebo rozhodnutím společnosti před konáním valné hromady. Pokud určen je, musí být uveden v pozvánce a nesmí předcházet konání valné hromady o více než 30 dnů. Pokud rozhodný den určen není, uplatní se zákonná pravidla, která se liší podle typu akcií.

• Listinné akcie: rozhoduje stav akcionářů ke dni konání valné hromady.

• Zaknihované akcie: rozhodným dnem je standardně sedmý den před konáním valné hromady, neurčí-li stanovy jinak.

• Akcie obchodované na regulovaném trhu: rozhodný den je vždy pevně stanoven na sedmý den před konáním valné hromady.

Pro management to v praxi znamená, že je nutné včas ověřit, z jakého dne bude vycházet seznam akcionářů (typicky z výpisu z evidence zaknihovaných cenných papírů), a sladit tento okamžik s přípravou podkladů i samotným svoláním valné hromady.

Nesprávné nastavení rozhodného dne může vést k tomu, že budou hlasovat nesprávné osoby nebo naopak nebudou připuštěni oprávnění akcionáři, což představuje významné riziko napadnutí usnesení valné hromady. Nadto, v prostředí skupinových struktur nebo při změnách akcionářské struktury může mít volba rozhodného dne přímý dopad na to, kdo fakticky ovládne hlasování na valné hromadě.

3. Evidence skutečných majitelů

Evidence skutečných majitelů má přímý dopad nejen na výplatu zisku, ale i na samotný průběh valné hromady.

Zákon o evidenci skutečných majitelů (Zákon č. 37/2021 Sb., o evidenci skutečných majitelů, ve znění pozdějších předpisů nebo také „ZESM“) stanoví, že společnost nesmí vyplatit podíl na zisku ani zálohu na něj skutečnému majiteli, který není zapsán v evidenci, ani právnické osobě nebo právnímu uspořádání, jejichž je rovněž skutečným majitelem, ani právnické osobě, která nemá v evidenci zapsaného žádného skutečného majitele (§ 53 odst. 1 a 2 ZESM). Usnesení valné hromady tím není dotčeno – omezení dopadá na samotnou realizaci výplaty.

Současně platí, že nezapsaný skutečný majitel (s výjimkami stanovenými zákonem) nesmí vykonávat hlasovací práva na valné hromadě ani rozhodovat jako jediný společník; totéž platí pro právnické osoby nebo osoby jednající na účet právního uspořádání, jejichž je skutečným majitelem (§ 54 odst. 1 ZESM). Stejný zákaz dopadá i na právnické osoby bez zapsaného skutečného majitele (§ 54 odst. 3 ZESM). Taková hlasovací práva se nezohledňují při posuzování usnášeníschopnosti valné hromady (§ 169 odst. 3 ZOK).

Přečtěte si také:

Nejčastější chyby v DPPO: převodní ceny

V praxi se nejčastěji setkáváme se situacemi, kdy po změnách ve vlastnické struktuře nedojde k včasné aktualizaci evidence skutečných majitelů. Oprava zápisu přitom může trvat i několik týdnů.

Praktický dopad: Nesrovnalost v evidenci může vést k tomu, že klíčový společník nebo akcionář nebude moci hlasovat, valná hromada nebude usnášeníschopná nebo nebude možné realizovat výplatu zisku. V krajním případě může při nesplnění podmínek dojít i k zániku práva na výplatu (§ 53 odst. 3 ZESM).

Kontrolu evidence skutečných majitelů proto doporučujeme provádět s dostatečným předstihem – ideálně alespoň tři až čtyři týdny před konáním valné hromady.

Upozornění: Výplata provedená v rozporu se zákazem podle § 53 ZESM představuje porušení zákonné povinnosti a může vést k odpovědnosti členů statutárního orgánu. Skutečnost, že statutární orgán o nesouladu nevěděl, jej zpravidla odpovědnosti nezbavuje.

Harmonogram přípravy valné hromady

Orientační přehled termínů pro společnost s kalendářním hospodářským rokem.

Závěr

Příprava valné hromady není pouhou organizační formalitou, ale klíčovou procesní fází s přímým dopadem na platnost přijatých usnesení i na možnost jejich realizace. V navazující části se proto zaměříme na druhý klíčový procesní dokument: pozvánku na valnou hromadu, její povinné náležitosti a správnou formulaci pořadu jednání.

Autorka textu je právní poradky a partnerka skupiny Hills Jana Polák Dudychová.