S příchodem AI se ukazuje, že nepořádek v digitálních úložištích už není jen problémem efektivity, ale také velkou konkurenční nevýhodou. Abychom mohli efektivně použít AI modely, a zajistit tak reálné přínosy, potřebujeme zabezpečit přístup k dobře organizovaným a relevantním informacím. Právě proto dnes mluvíme o renesanci systémů správy dokumentů (DMS) a obsahu (ECM).
Proč je DMS a ECM důležitější než kdykoli předtím?
Systémy DMS (Document Management System) byly navrženy k tomu, aby organizace měly přehled o dokumentech a efektivně je spravovaly. Umožňují firmám uchovávat a organizovat různé typy dokumentů tak, aby byly snadno dostupné a správně zabezpečené. S pokrokem technologie a příchodem AI se však ukazuje, že samotný DMS už pro potřeby moderních organizací nestačí. Na scénu přichází ECM (Enterprise Content Management), komplexnější systém pro správu veškerého digitálního obsahu, tedy nejen dokumentů, ale i dalších digitálních informací a procesů.
Díky potenciálu AI transformovat zpracování dokumentů vidíme, že současné DMS systémy se stále častěji přetvářejí do moderních ECM řešení. AI umožňuje nejen efektivnější správu dokumentů, ale i práci s širším spektrem digitálního obsahu. Firmy mohou přistupovat k informacím dynamicky a s ohledem na přístupová práva jednotlivých uživatelů. Díky ECM se dokumenty stávají aktivními prvky, které podporují rozhodování a plnění strategických cílů.
Unicorn Enterprise Content Management: Klíč k efektivní práci s informacemi
David Bílek
Autorem článku je David Bílek, který působí ve společnosti Unicorn Systems jako senior consultant pro korporátní klienty zejména v oblasti bankovnictví a pojišťovnictví. Je zodpovědný za business development, podílí se na významných zakázkách v rolích systémové integrace a řízení projektů. Dříve působil v různých pozicích v ICT oblasti včetně solution a enterprise architektury. Zkušenosti z transformačních aktivit získal také jako IT governance manager a product owner v Komerční bance, kde od roku 2015 spolupracoval na postupné adopci agilních principů do IT a následně celé agilní transformace KB na pozici agile portfolio managera.
V Unicorn Business Systems jsme vyvinuli moderní platformu Enterprise Content Management (ECM), která staví na základech Unicorn Enterprise Platform (UEP). Řešení je navrženo jako klíčový nástroj pro správu dokumentů a digitálního obsahu v organizacích, umožňující efektivní práci s informacemi v rámci produktů Business Territory a Digital Workspace.
Platforma poskytuje strukturované prostředí pro řízení přístupových práv a podporu automatizace procesů. Klíčovou entitou našeho ECM systému je digitální dokument, který díky metadatům, životnímu cyklu a sadě definovaných událostí umožňuje detailní kontrolu a organizaci. Dokumenty jsou strukturovány do sekcí s jednotlivými komponentami obsahu (texty, tabulky, grafy, videa…). Komponenty zvyšují flexibilitu dokumentů a umožňují jejich snadné propojení s AI nástroji. Platforma také obsahuje rozšířené funkce pro správu přístupu na základě politik a řízení životního cyklu dokumentů, což zajišťuje bezpečné a efektivní využití informací jak pro zaměstnance, tak pro AI asistenty nebo autonomní agenty.
ECM řešení pak poskytuje jednotný přístup k obsahu a umožňuje efektivní správu všech firemních dokumentů a dalších digitálních aktiv. Díky podpoře AI a jejímu přístupu k metadatům je každý dokument přiřazen ke konkrétnímu procesu, datu vytvoření, relevanci a ochraně, což zjednodušuje jeho správu a urychluje přístup k informacím. AI pomáhá při indexaci a třídění dokumentů i při zajištění bezpečnosti a přístupových práv na základě role uživatele.
AI jako nástroj pro třídění, analýzu a bezpečný přístup
AI nenabízí pouze zjednodušení administrativy. Systém řízený umělou inteligencí dokáže na základě metadat rozpoznat obsah dokumentů a přiřadit jim správné bezpečnostní a přístupové protokoly. Například v pojišťovnictví by dokumentace k životnímu pojištění obsahovala jak všeobecné obchodní podmínky (které mohou být veřejné), tak citlivá data klientů a jejich zdravotní informace. AI umožňuje tyto informace dynamicky spravovat a řídit přístupy.
S pomocí metadat a předem definovaných pravidel (tzv. politik) může AI určit, že například pojišťovací agent uvidí pouze obecné informace o pojistce, zatímco lékař má přístup ke zdravotní dokumentaci. Tento způsob správy zvyšuje bezpečnost a umožňuje efektivní a smysluplné využití informací. Díky tomu roste produktivita organizací – zaměstnanci se dostanou rychle k potřebným informacím a citlivá data zůstávají chráněna.
Reorganizace dosavadních dokumentů pomocí AI
Jednou z velkých výhod AI je možnost reorganizace existujících dokumentových úložišť. Pokud firma zjistí, že by pro zlepšení zákaznického servisu potřebovala vytěžit další metadata ze starších dokumentů, může to AI zvládnout. Systém se naučí nová pravidla a aplikace AI pak projde miliony dosavadních dokumentů a doplní chybějící metadata. Bez nasazení AI by to byl zdlouhavý a nákladný proces, ale díky moderním nástrojům se dá dnes zvládnout v řádu hodin či dnů.
Správně nastavená AI v podstatě slouží jako správce, takový moderní knihovník. Dohlíží na to, aby přístup k informacím byl vždy řízen podle aktuálních firemních potřeb. Pro firmu to znamená nejen pořádek v digitálních šanonech, ale hlavně možnost využít uložené informace k vylepšení svých služeb a zvýšení konkurenceschopnosti.
DMS a ECM budoucnosti: Dynamické a flexibilní
Pokud se rozhodnete investovat do DMS/ECM systému, měl by být navržen s cílem využít maximální potenciál AI asistentů nebo autonomních agentů. Díky tomu bude možné nejen pasivně třídit dokumenty, ale také aktivně řídit přístup k informacím na základě obsahu, rolí a potřeb dané organizace nebo individuálního uživatele.
Firmy by neměly ignorovat význam digitální správy dokumentů. Umělá inteligence přináší skutečnou renesanci správy obsahu: umožňuje efektivnější třídění, ochranu citlivých dat a pružný přístup podle uživatelských potřeb. V konečném důsledku to znamená, že informace přestanou být jen pasivním uloženým obsahem, ale stanou se aktivním přispěvatelem ke strategickým rozhodnutím a inovacím.
AI bude hrát nezastupitelnou roli a může být právě tou konkurenční výhodou, která vám umožní posunout své podnikání dále ve stále více digitalizovaném prostředí.
