Jak se valná hromada koná: přehled forem a výběr té správné

Čtyři formy, čtyři různé režimy

Zákon o obchodních korporacích (Zákon č. 90/2012 Sb., o obchodních společnostech a družstvech, tedy zákon o obchodních korporacích nebo také „ZOK“) nabízí čtyři základní způsoby, jak může valná hromada rozhodovat. Nejde jen o technické varianty – každá z nich má jiný právní režim, jinou náročnost přípravy a odlišné dopady na governance.

1. Prezenční zasedání je výchozí a nejstabilnější formou. Nevyžaduje žádné zvláštní zakotvení v zakladatelském dokumentu. Společníci nebo akcionáři se sejdou na jednom místě, projednají body pořadu a hlasují. Výhodou je přímá diskuse, kontrola průběhu a jednoznačnost přijatých usnesení. Z hlediska governance jde o nejsilnější variantu.

2. Online účast prostřednictvím videokonference – technicky „hlasování na valné hromadě s využitím technických prostředků“ (§ 167 odst. 2 ZOK pro s.r.o., § 398 odst. 2 ZOK pro a.s.) – umožňuje účast v reálném čase na dálku. Zasedání se fakticky koná, účastníci mohou diskutovat i hlasovat. Jde o nejrychlejší variantu v situacích, kdy je potřeba věc projednat nebo kdy jsou účastníci v různých zemích. Podmínkou je výslovné zakotvení v zakladatelském dokumentu a nastavení podmínek umožňujících ověření totožnosti a určení hlasovacích práv.

3. Korespondenční hlasování je zvláštní variantou online účasti: zasedání se koná, ale někteří účastníci odevzdávají hlasy předem v písemné formě. Ti, kteří hlas neodevzdají, se jednání neúčastní. V praxi se využívá spíše výjimečně, typicky tam, kde část společníků nemůže být k dispozici v konkrétním čase.

4. Per rollam, tedy rozhodování mimo zasedání, znamená, že se valná hromada vůbec nesvolává. Osoba oprávněná svolat valnou hromadu rozešle návrh rozhodnutí a společníci nebo akcionáři se k němu ve stanovené lhůtě vyjádří (§ 175–177 ZOK pro s.r.o., § 418–420 ZOK pro a.s.). Jde o administrativně jednoduchou formu, ale současně o formu s největším procesním rizikem – zejména při nedostatečné přípravě návrhu nebo podkladů.

Přehled podmínek přípustnosti konání jednotlivých forem valných hromad shrnuje následující tabulka.

Klíčové pravidlo: Online účast a korespondenční hlasování vyžadují výslovné zakotvení v zakladatelském dokumentu – souhlas přítomných jej nenahradí. Per rollam funguje u s.r.o. opačně: je přípustné ze zákona a lze jej pouze vyloučit. U a.s. je naopak nutné výslovné zakotvení.

Jak vybrat správnou formu

Výběr formy není pouze technická otázka. Ovlivňuje rychlost rozhodování, míru kontroly managementu i pravděpodobnost budoucích sporů.

1. Prezenční zasedání je nezastupitelné vždy, kdy jsou v sázce strategická nebo zásadní rozhodnutí, kdy jsou vztahy napjaté nebo kdy je nevyhnutelná přítomnost notáře. Umožňuje reagovat na protinávrhy v reálném čase, upravovat znění usnesení a zaznamenat případný protest účastníka. Na druhou stranu je organizačně nejnáročnější.

2. Online valná hromada je efektivní tam, kde je potřeba diskuse, ale fyzická účast je komplikovaná – typicky u mezinárodních struktur nebo při rychlém rozhodování. Zachovává interakci v reálném čase a zároveň výrazně zvyšuje dostupnost účasti. Je však nutné počítat s obdobnou procesní náročností jako u prezenční formy.

Přečtěte si také:

Kdy valnou hromadu nesvolávat a jak rozhodovat rychleji a bez formálního procesu

U rozhodnutí vyžadujících notářský zápis lze využít i online formu, pokud to připouští zakladatelský dokument a jsou nastaveny podmínky pro spolehlivé ověření totožnosti a hlasovacích práv (§ 167 odst. 2 ZOK, § 398 odst. 2 ZOK). V praxi to znamená elektronickou identifikaci a často i elektronický podpis. Tato varianta se využívá spíše výjimečně, zejména kvůli náročnosti na identifikaci a koordinaci s notářem, a typicky u společností s menším počtem společníků nebo akcionářů.

3. Per rollam je vhodné pro rutinní rozhodnutí, kde existuje shoda a není potřeba diskuse. Nejde však o formu nejrychlejší: zákonná lhůta pro vyjádření musí činit alespoň 15 dní (§ 175 odst. 1 ZOK, § 418 odst. 2 ZOK). V praxi tak bývá pomalejší než online valná hromada, která může stejné rozhodnutí přijmout během patnácti minut. Zároveň jde o formu, u níž se v praxi nejčastěji objevují procesní chyby.

CFO insight: Volba formy valné hromady přímo ovlivňuje rychlost rozhodování i právní riziko. Per rollam maximalizuje administrativní jednoduchost, ale omezuje kontrolu a zvyšuje procesní riziko. Online valná hromada naopak zachovává diskusi a bývá v praxi nejefektivnější kombinací rychlosti a governance. Záměna těchto dvou forem patří mezi nejčastější chyby při organizaci valných hromad.

Stav zakladatelského dokumentu jako výchozí podmínka

Volba formy předpokládá, že ji zakladatelský dokument (společenská smlouva nebo stanovy) vůbec umožňuje. Pokud online účast nebo per rollam (u a.s.) nejsou upraveny, je vhodné iniciovat změnu dopředu – nikoliv až ve chvíli, kdy je potřeba rychle rozhodnout.

U s.r.o. je změna společenské smlouvy za účelem doplnění těchto mechanismů věcí jednoho notářského zápisu. U a.s. je postup obdobný. Investice do jednorázové úpravy zakladatelského dokumentu se zpravidla vrátí hned při první mimořádné situaci, kdy je potřeba flexibilně reagovat.

Co si z toho odnést?

• Forma valné hromady = nástroj řízení společnosti.

• Online VH = nejefektivnější kombinace flexibility a kontroly.

• Per rollam = vhodné jen tam, kde existuje shoda.

• Zakladatelský dokument často rozhoduje víc než samotný zákon.

Ve druhé části se podíváme na každou z forem podrobněji: co vyžaduje prezenční zasedání, jak nastavit ověření totožnosti pro online účast a na co myslet u korespondenčního hlasování.

Autorkou textu je právní poradce a partnerka skupiny Hills Jana Polák Dudychová.